Der Bundesrat hat dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) am 18.10.2024 zugestimmt. Die darin enthaltenen Formerleichterungen für die Personalarbeit treten überwiegend zum 01.01.2025 in Kraft. So genügt zum Beispiel für Arbeitsverträge dann die Textform – eines schriftlichen Nachweises bedarf es dann nicht mehr. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Veränderungen der Personalarbeit durch das neue Gesetz.
Arbeitsverträge zukünftig per E-Mail abschließen
Künftig können Arbeitgeber auch in Textform, also per E-Mail, über die wesentlichen Bedingungen ihrer Arbeitsverträge informieren sowie Altersgrenzenvereinbarungen treffen. Nur wenn Beschäftigte ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis ihrer Arbeitsbedingungen verlangen, müssen Arbeitgeber die Informationen auf Papier übersenden. Diese Änderung dürfte die Digitalisierung der Personalverwaltungen erleichtern. In Wirtschaftsbereichen, die besonders Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind, bleibt es jedoch beim verpflichtenden Nachweis in Papierform. Dies betrifft etwa das Bau- und Gaststättengewerbe (vgl. § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsgesetz). Auch für Befristungen nach § 14 Teilzeitbefristungsgesetz, also bspw. für die Befristung einer Elternzeitvertretung, verbleibt es bei dem Erfordernis der Schriftform.
Eine weitere Änderung bezieht sich auf die Ausführungsfristen:
Bestimmte aufzubewahrende Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen nach der Neuregelung nur noch für acht statt wie bislang zehn Jahre aufbewahrt werden.
Textform für Elternzeitbegehren und für Teilzeitarbeit während der Elternzeit
Im Bereich der Elternzeit sowie der Pflegezeit und Familienpflegezeit greifen zum 01.01.2025 ebenfalls Änderungen:
In Bezug auf Kinder, die ab dem 01.01.2025 geboren sind, können Beschäftigte die Elternzeit zukünftig auch in Textform rechtswirksam beim Arbeitgeber anmelden, also bspw. per E-Mail. Gleiches gilt dann auch für das Begehren von Teilzeitarbeit während der Elternzeit sowie für die Zurückweisung des Teilzeitbegehrens aus dringenden betrieblichen Gründen durch den Arbeitgeber.
Auch für die Beanspruchung von Pflegezeit oder Familienpflegezeit genügt nach der Gesetzesänderung eine Ankündigung in Textform anstelle der bislang geltenden Schriftform.
Des Weiteren entfällt für Arbeitgeber die Pflicht zu einer anlassunabhängigen Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz (§ 10 Mutterschutzgesetz) in bestimmten Fällen: Der Arbeitgeber muss diese nicht durchführen, wenn eine vom Ausschuss für Mutterschutz veröffentlichte Regel oder Erkenntnis festlegt, dass eine schwangere oder stillende Frau eine bestimmte Tätigkeit nicht ausüben oder einer Arbeitsbedingung nicht ausgesetzt sein darf. Allerdings ist dies dann im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Mutterschutzgesetz zu dokumentieren.
Erteilung von Arbeitszeugnissen in elektronischer Form
Hinsichtlich der Erteilung von Arbeitszeugnissen genügt ab dem 01.01.2025 die elektronische Form. Voraussetzung ist allerdings, dass hierzu das Einverständnis des Beschäftigten eingeholt wurde. Liegt dieses nicht vor, verbleibt es also weiterhin bei dem Erfordernis der Schriftform. Dabei darf die elektronische Form nicht mit der Textform verwechselt werden. Die elektronische Form erfordert zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS).
Textform für Arbeitnehmerüberlassungsverträge
Folgende Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) gelten ab dem 01.01.2025:
Auch für Überlassungsverträge zwischen Verleiher und Entleiher genügt ab Inkrafttreten des Gesetzes in Textform. Mit dieser Änderung können dann auch Überlassungsverträge zum Beispiel per E-Mail abgeschlossen werden. Bisher bedarf es hierzu eines schriftlichen Vertrages (vgl. § 12 Abs. 1 AÜG).
Änderungen bringen für Arbeitgeber große Ersparnis
Das neue Gesetz bringt somit für die Verwaltung, die Wirtschaft sowie die Bürger einiges an Entlastung in Bezug auf die Bürokratie mit sich. Bereits in dem ursprünglichen Gesetzesentwurf wurde die sich daraus ergebende Ersparnis auf rund 944,4 Millionen Euro beziffert. Aus den Änderungen, die anschließend während des Gesetzgebungsverfahrens vorgenommen wurden, soll sich eine weitere Entlastung im Umfang von mehr als 30 Millionen Euro ergeben.
