Strukturen stärken, Kompetenzen bündeln, Führung entlasten und Außenkommunikation vereinheitlichen – unter diesem Motto stand die Ergebnispräsentation zur Organisationsuntersuchung im Fachbereich 3 – Bürgerdienste der Gemeinde Schermbeck.
Kristin Hollenbach und Dino Schubert von OptiSo stellten die zentralen Ergebnisse und Empfehlungen des Projekts der gesamten Belegschaft vor. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Führungsstrukturen, Aufgabenverteilung und Erreichbarkeit in einem stark beanspruchten Bereich wie den Bürgerdiensten effizienter gestaltet werden können.
Kernempfehlung: Aufbau einer zweiten Führungsebene
Die bestehende Führungsstruktur im Fachbereich war geprägt von einer sehr großen Führungsspanne der Fachbereichsleitung. Um die Leitung zu entlasten und gleichzeitig die Entwicklung von Verantwortung und Kommunikation auf Team-Ebene zu fördern, empfiehlt OptiSo die Einführung einer zweiten Führungsebene und die Struktur in Teams mit Führungsspannen von 4 bis 7 Personen. Damit kann nicht nur die Führungsarbeit besser auf mehrere Schultern verteilt werden, sondern auch die tägliche Steuerung in den Aufgabenbereichen deutlich effizienter und spezialisierter erfolgen.
Weitere Ergebnisse im Überblick:
- Zentrale Erreichbarkeit stärken: Einrichtung und konsequente Nutzung von Funktionspostfächern sowie einheitliche Terminvereinbarungen zur besseren Planung der Kapazitäten für Bürger und Verwaltung.
- Personalbedarf objektiv ableiten: Auf Basis einer systematischen Aufgabenanalyse wurden fundierte Grundlagen zur Personalbedarfsermittlung je Aufgabenbereich geschaffen.
Die offene und konstruktive Diskussion im Nachgang der Präsentation zeigte: Verwaltungsvorstand und Belegschaft stehen den vorgeschlagenen Veränderungen aufgeschlossen gegenüber – mit dem klaren Ziel, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und die Leistungsfähigkeit des Fachbereichs nachhaltig zu sichern.
Wir bedanken uns bei allen Beteiligten für das Vertrauen und die engagierte Zusammenarbeit!
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