Heute hat Mathis Balthasar, Leiter unserer OptiSo-Vergabestelle, für das Unternehmen KommunalplusBildung ein Seminar zur Durchführung von Markterkundungen durchgeführt. Hierbei handelt es sich um ein sehr hilfreiches Instrument, welches von öffentlichen Auftraggebern zur Vorbereitung ihrer Ausschreibungen genutzt werden kann.
Doch ist hier Vorsicht geboten: Die im Vergaberecht verankerten Grundsätze der Transparenz, der Gleichbehandlung sowie des Wettbewerbs sind nach wie vor uneingeschränkt zu berücksichtigen.
Handlungsempfehlungen für die Vergabepraxis
Es entstand ein sehr offener Austausch mit den insgesamt 13 Teilnehmenden mit vielen Fragestellungen, die praxisnah beantwortet wurden. Auch wurden viele Impulse für die praktische Anwendung gegeben.
Am Ende der Veranstaltung wurden fünf zentrale Empfehlungen formuliert, um das Instrument der Markterkundung rechtssicher anwenden zu können.
- Ziel klar definieren
Die Markterkundung nur zur Vorbereitung der Vergabe nutzen – nicht als „verdecktes Vergabeverfahren“. Im Rahmen der Markterkundung muss geklärt werden: Welchen Bedarf haben wir? Wie gestaltet sich die Marktstruktur? Welche Lösungsoptionen gibt es am Markt? Wie lassen sich die (Ausführungs-)Fristen realistisch gestalten? Wo liegen die ungefähren Preisniveaus?
2. Wettbewerb offen halten
Wenn in Vorbereitung eines Vergabeverfahrens bereits Unternehmen kontaktiert werden, sollten die Fragen möglichst anbieter- und produktneutral gehalten sowie möglichst mehrere Marktteilnehmer einbezogen werden. Es ist zudem wichtig, dass man sich im Zuge der ersten Kontaktaufnahme nicht schon auf bestimmte Unternehmen, Produkte oder Technologien festlegt.
3. Vorbefassung beherrschen
Haben die Unternehmen durch ihre Teilnahme an der Markterkundung einen Informations-, Wissens- oder Zeitvorsprung in Bezug auf das sich daran anschließende Vergabeverfahren erlangt, so muss der Auftraggeber geeignete Maßnahmen treffen, um diese Vorsprünge bezugnehmend auf andere Bieter auszugleichen. Die relevanten Erkenntnisse der Markterkundung sind bei Veröffentlichung des Vergabeverfahrens allen Bietern zugänglich zu machen. Der Ausschluss eines Unternehmens nach § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB kommt im Übrigen nur dann in Betracht, wenn die Vorsprünge nicht ausgeglichen werden konnten.
4.Vertraulichkeit wahren
Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Vergabestelle keine Geschäftsgeheimnisse oder proprietäre Lösungen in die Vergabeunterlagen übernimmt. Die Erkenntnisse der Markterkundung sollten für das weitere Verfahren nur abstrahiert und verallgemeinert verwendet werden.
5. Sauber dokumentieren
Es ist wichtig, dass alle Aspekte der Markterkundung – also Anlass, Ziel, Beteiligte, Fragen, Ergebnisse, Auswahlgründe und Ausgleichsmaßnahmen – vollständig festgehalten bzw. dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss die spätere Leistungsbeschreibung sowie die Verfahrenswahl nachvollziehbar tragen.
