Das sog. „Onboarding“ – also das Einarbeiten und Integrieren von Mitarbeitern – beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag, sondern dieser Prozess sollte bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages gestartet werden.
Daher sollte bereits eine frühzeitige Kontaktaufnahme zwischen der Organisation und dem neuen Mitarbeiter erfolgen. Es ist sinnvoll, dass er schon vorab die wichtigen Informationen und Ansprechpartner erhält. Ein Willkommensschreiben, eine Begrüßungsmappe und ein Ablaufplan können diese frühe Phase unterstützen.
Die ersten Wochen am neuen Arbeitsplatz
Ein Sprichwort lautet: „Auf den ersten Eindruck kommt es am meisten an.“ Und so sind es analog die ersten Tage am neuen Arbeitsplatz, die – positiv oder negativ – am meisten im Gedächtnis bleiben. Ist der erste Arbeitstag schlecht vorbereitet, schadet das von Anfang an der Motivation. Unterscheidet sich die Realität beim neuen Arbeitgeber stark von den Versprechungen in der Bewerbungsphase, ist der Schritt zur frühzeitigen Kündigung nicht mehr weit.
Wie können Organisationen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das Onboarding neuer Mitarbeiter so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zu Demotivation in dieser frühen Phase kommt?
Das Onboarding erfolgreich gestalten
Ein bereits im Vorfeld ausgearbeiteter und mit dem neuen Mitarbeiter abgestimmter Einarbeitungsplan kann helfen, den Integrationsprozess zu unterstützen. Gemeinsam können Meilensteine festgelegt werden, um Fortschritte zu beobachten und eventuelle Lücken gemeinsam zu identifizieren, sodass schließlich effizient und mit Motivation die eigentliche Tätigkeit angefangen werden kann.
Ein systematisches Onboarding trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter
- die volle Leistungsfähigkeit schneller erreichen,
- längerfristig in der Organisation bleiben,
- sich motiviert und zufrieden fühlen
- ihr Wissen gern intern einbringen und sich weiterentwickeln,
- sich loyal gegenüber der Organisation verhalten sowie
- die Organisation als attraktiven Arbeitgeber weiterempfehlen.
Neue Mitarbeiter fachlich und kulturell integrieren
Zunächst gilt es bei einem erfolgreichen Onboarding, positive Erfahrungen zu schaffen. So wird die emotionale Basis gelegt, um mögliche erste Enttäuschungen am neuen Arbeitsplatz abzufedern. Denn in den seltensten Fällen ist alles in der Organisation so, wie es sich der neue Beschäftigte vorgestellt hat. Eine erfolgreiche Einarbeitung zielt also nicht nur auf organisatorisch-faktische Informationsvermittlung ab, sondern auch auf den affektiven Teil des Onboardings. Dabei sollte das Ziel sein, eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der Wahrnehmung des Mitarbeiters und den in der Findungsphase kommunizierten Versprechen der Organisation herzustellen.
Die drei Ebenen des Onboardings
Dementsprechend vollzieht sich das Onboarding neuer Beschäftigter auf drei Ebenen:
- Die fachliche Integration bezieht sich auf das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich.
- Die soziale bzw. emotionale Integration umfasst alle sozialen Kontakt – von direkten Kollegen bis zu den Vorgesetzten.
- Die werteorientierte Integration richtet sich auf alle Ziele und Grundsätze der Organisationsphilosophie bzw. des Organisationsleitbildes.
