Die Justizverwaltung in Nordrhein-Westfalen steht – wie viele Bereiche des öffentlichen Sektors – vor großen Herausforderungen: demografischer Wandel, Fachkräftemangel, steigender Kostendruck und die Notwendigkeit, digitale Potenziale durch KI und Automatisierung stärker zu nutzen. Wie aber können Veränderungsprozesse in einer so rechtlich gebundenen und sicherheitsrelevanten Organisation erfolgreich gestaltet werden?
Eine Antwort darauf gab unser Kollege Rolf Hellwig bei einer Veranstaltung der Justizakademie NRW. Vor rund 40 Führungskräften aus der Justizverwaltung durfte er eine Keynote zum Thema Change Management und Aufgabenkritik halten – eingebettet in ein Jour fixe mit dem Justizministerium NRW.
Wandel braucht Struktur
Unser Kollege Rolf Hellwig machte deutlich: Veränderung gelingt nicht allein durch guten Willen, sondern nur durch ein strukturiertes Vorgehen. Ob nach dem ADKAR-Modell, dem Kotter-Modell, dem Deming-Kreis oder dem McKinsey-7S-Modell – Change Management liefert die Methoden, um Veränderungen planbar zu machen und Mitarbeitende aktiv einzubinden.
Aufgabenkritik als zentrales Werkzeug
Im Fokus stand die Aufgabenkritik, verstanden als systematische Überprüfung von Verwaltungsaufgaben:
- Zweckkritik fragt nach dem „Ob“ – ist eine Aufgabe wirklich notwendig, oder könnte sie entfallen?
- Vollzugskritik fragt nach dem „Wie“ – wie lassen sich Prozesse effizienter, digitaler, schlanker gestalten?
Die Aufgabenkritik ist ein zentrales Werkzeug in der öffentlichen Verwaltung, welches im Lichte einer ganzheitlichen Transformation systematisch eingebunden werden kann bzw. muss. Gerade in der Justizverwaltung, wo viele Aufgaben gesetzlich determiniert und sicherheitsrelevant sind, bietet Aufgabenkritik wertvolle Ansatzpunkte, um Ressourcen besser einzusetzen und Qualität zu verbessern.
Praxisbeispiele mit Signalwirkung
Die Präsentation zeigte eindrucksvoll, wie auch in der Justiz Modernisierung greifbar wird:
- Sitzungsmanagement: Digitale Einladungen statt Papierpost sparen Kosten, Zeit und Ressourcen.
- Besuchsmanagement im Justizvollzug: Digitale Terminbuchungen und automatisierte Prüfungen erhöhen Sicherheit und reduzieren Wartezeiten.
Diese Beispiele verdeutlichen: Aufgabenkritik ist kein Sparinstrument, sondern ein Hebel für Qualitätssteigerung, Sicherung wirtschaftlicher Prozesse und nicht zuletzt Mitarbeiter-Entlastung.
Erfolgsfaktoren für die Justizverwaltung
Für die Umsetzung in der Praxis sind aus Sicht von OptiSo entscheidend:
- Führungskommitment – klare Unterstützung durch die Leitung.
- Breite Beteiligung – Mitarbeitende und Personalvertretungen früh einbinden.
- Strukturierte Methodik – mit klaren Kriterien und Prozessen arbeiten.
- Konsequente Umsetzung und Evaluation – Pilotprojekte starten, Erfolge sichtbar machen, kontinuierlich prüfen.
Unser Fazit
Die Resonanz in der Justizakademie war eindeutig: Führungskräfte aus der Justizverwaltung sehen den Wert von Aufgabenkritik als strategischem Werkzeug im Change Management. Oder, wie es Rolf Hellwig formulierte:
„Nur wer Change Management und Aufgabenkritik zusammendenkt, schafft nachhaltige Veränderung statt kurzfristiger Effekte.“
