Und weshalb Stellenmehrung allein nicht hilft
Die IT-Abteilungen von Kommunalverwaltungen und öffentlichen Verwaltungen in Gänze stehen unter enormem Druck. Digitalisierung, neue Fachverfahren, steigende Sicherheitsanforderungen und eine immer stärkere Abhängigkeit der Fachämter von funktionierender IT haben die Rolle der IT grundlegend verändert. Was früher als unterstützende Technikstelle gedacht war, ist heute eine zentrale Steuerungs- und Schlüsselabteilung.
Trotzdem sind viele IT-Strukturen organisatorisch nicht auf dem Stand der aktuellen oder zukünftigen Anforderungen.
Gewachsene Strukturen als strukturelles Grundproblem
In vielen Verwaltungen ist die IT über Jahre hinweg gewachsen. Neue Aufgaben kamen hinzu, neue Systeme wurden eingeführt, zusätzliche Stellen geschaffen. Was dabei häufig fehlte, war eine grundlegende Überprüfung von Strukturen, Rollen und Prozessen.
Typische Symptome sind:
- unklare Zuständigkeiten zwischen IT und Fachämtern
- operative Überlastung bei gleichzeitigem Gefühl ständiger Rückstände
- Projektarbeit „on top“ zum Tagesgeschäft
- Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen
- fehlende Zeit für Steuerung, Priorisierung und Strategie
Diese Probleme sind kein Zeichen individueller Schwäche, sondern Ausdruck struktureller Defizite.
Mehr Personal ohne Struktur – ein unwirtschaftlicher Irrweg
Ein häufiger Reflex auf Überlastung ist die Forderung nach mehr Personal. In der Praxis zeigt sich jedoch: Ohne klare Rollen, Prozesse und Steuerungslogiken verschärft zusätzliches Personal die Probleme häufig sogar. Das Modell ist „teuer“ und durch fehlende Fachkräfte nicht umsetzbar.
Mehr Mitarbeitende bedeuten:
- mehr Abstimmungsaufwand
- mehr Koordinationsbedarf
- mehr Führungserfordernisse
Ohne passende Aufbau- und Ablauforganisation und dazugehörigen Personalbedarf steigt die Komplexität schneller als die Leistungsfähigkeit.
Stellenbemessung schafft Klarheit – wenn sie richtig gemacht wird
Eine zentrale Erkenntnis aus Organisationsuntersuchungen in kommunalen IT-Abteilungen ist: Nicht der Gesamtstellenumfang ist das Hauptproblem, sondern die Verteilung der Stellen auf Aufgaben und Rollen.
Für Kreisverwaltungen mit 1.000 – 1.200 Mitarbeitenden zeigen Vergleichsdaten:
- Der First-Level-Support ist häufig noch relativ nah am rechnerischen Bedarf.
- Deutliche Unterdeckungen bestehen bei Digitalisierung, Projektarbeit, IT-Governance und Führung.
- Viele Steuerungs- und Verwaltungsaufgaben werden faktisch „nebenbei“ von operativen Kräften erbracht.
In leistungsfähigen IT-Organisationen liegt der Gesamtbedarf häufig bei rund 40 bis 45 Vollzeitäquivalenten in den genannten Größenordnungen um 1.000 Personen im Stellenplan. Entscheidend ist dabei, dass ein relevanter Anteil dieser Kapazitäten nicht operativ arbeitet, sondern steuert, priorisiert und absichert.
Digitalisierung ist keine Nebenaufgabe
OZG-Umsetzungen, Fachverfahrenseinführungen, Prozessdigitalisierung und Registermodernisierung laufen in vielen Verwaltungen parallel. Häufig fehlen dafür jedoch klar definierte Projektrollen und verbindliche Priorisierungsmechanismen.
Digitalisierung erzeugt keinen linearen Mehraufwand, sondern vor allem Koordinations-, Abstimmungs- und Steuerungsbedarf. Ohne explizit dafür vorgesehene Kapazitäten geraten sowohl Projekte als auch der laufende IT-Betrieb unter Druck.
Ein zentrales Projektmanagement Office kann hier Stabilität schaffen. In der Praxis fehlt diese Struktur jedoch in vielen Verwaltungen vollständig.
IT-Governance als Voraussetzung für Handlungsfähigkeit
Ein weiterer Engpass liegt in der IT-Governance. Sie beantwortet zentrale Fragen:
- Was soll die IT leisten – und was nicht?
- Welche Projekte haben Priorität?
- Welche Standards gelten verwaltungsweit?
Ohne klare Governance entscheidet oft der Zufall. IT wird reaktiv, strategische Steuerung findet kaum statt, Risiken werden zu spät erkannt.
IT-Governance ist keine Zusatzaufgabe, sondern die Voraussetzung dafür, dass IT ihre Rolle als Enabler der Verwaltung erfüllen kann.
Was Verwaltungen jetzt brauchen
Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen klar:
Zukunftsfähige kommunale IT entsteht nicht durch hektische Stellenaufstockung, sondern durch:
- klare Aufbauorganisation
- saubere Ablauforganisation
- definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- realistische Stellenbemessung
- belastbare Vergleichszahlen
Nur so lassen sich Überlastung abbauen, Digitalisierung steuern und politische Erwartungen erfüllen.
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