Diese Woche waren unsere Kollegen Sebastian Siering und Dino Schubert in der schönen Stadt Würselen, direkt im Herzen des Rheinlandes.
Im April haben wir die Organisationsuntersuchung im Amt für Digitalisierung und Informationstechnik begonnen. Nach den Sondierungsinterviews haben wir einige Themen identifiziert, zu denen wir diese Woche zwei Tage in Prozessworkshops gearbeitet haben.
Die Themen erstreckten sich primär auf den Supportprozess, die Beschaffung, den Personalein- und austritt, die Berechtigungsvergabe sowie die Bedarfsmeldung, die Einführung neuer Hard- und Software sowie die Schnittstellen zu einem geordneten Bearbeiten von IT-Projekten.
Sebastian und Dino haben die Aufgaben gemeinsam mit verschiedenen Personen der Stadtverwaltung als „Tag Team“ bearbeitet. Ein Berater bespricht mit den Mitarbeitern die IST Prozesse und Verbesserungsmöglichkeiten, während der andere Berater die Erkenntnisse gleich in ein BPMN-Diagramm abtippt. Aus den IST-Prozessen und Verbesserungsmöglichkeiten erstellen wir dann im Nachgang die SOLL-Prozesse, direkt als Bild- und BMPN-Datei.
Da die Mitarbeiter dabei sind und die Prozesse mit uns gemeinsam diskutiert und erarbeitet haben, wird die Umsetzbarkeit und -motivation gestärkt. Wir haben bereits einige Dinge ziemlich konkret auf die Praktikabilität im Ticketsystem, vorhandene und neu zu definierende Regelungen besprochen.
Am Ende gehört zu jedem Prozess auch ein Konzept und eine Legitimation, diese auch so umsetzen zu können. Unsere Aufgabe ist daher auch zwischen Mitarbeitern, Amt und Verwaltungsvorstand die Sachargumente bereitzustellen, um für den Veränderungsbedarf zu werben und die Folgen aufzuzeigen, die in einer solchen Weiterentwicklung liegen.
In Kürze folgt die Personalbemessung sowie dann im Laufe des Septembers auch unser Abschlussbericht mit den Themen Strukturbetrachtung, Personalbedarf, Prozessbetrachtung und make-or-buy Betrachtung.
Wir werden hier im Blog weiter über dieses und andere Orga-Projekte informieren.
Auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit mit der Stadt Würselen.
OptiSo: #wirberatendortwoandereaufhören#
