Ob Entbürokratisierungsgesetze auf Bundesebene oder Reformpakete in den Ländern: Das Thema Bürokratieabbau steht ganz oben auf der politischen Agenda. Doch während der Blick meist auf gesetzliche Vorgaben gerichtet ist, zeigt das New-Work-Barometer 2026 – veröffentlicht im personalmagazin (Ausgabe 09/26) von Carsten C. Schermuly, Fried C. Wilsker, Carla Rinne und Matthias Meifert – eine unbequeme Wahrheit: Ein signifikanter Teil der Bürokratie ist hausgemacht.
Besonders drastisch zeigt sich dies im Personalbereich. Für Führungskräfte und Entscheidungsverantwortliche in der öffentlichen Verwaltung bieten die Studienergebnisse wertvolle Erkenntnisse und klare Handlungsansätze.
Die Studienergebnisse im Detail: Wo der Schuh wirklich drückt
An der Befragung des New-Work-Barometers 2026 nahmen 734 Organisationsvertreterinnen und -vertreter teil (darunter etwa die Hälfte Führungskräfte). Der öffentliche Dienst war mit 10,6 Prozent stark vertreten.
Die wichtigsten Fakten für die Verwaltungspraxis:
- Der Personalbereich als Bürokratiereiter: Mit 67,2 Prozent belegt HR bzw. das Personal- und Organisationswesen den Spitzenplatz unter den am stärksten von Bürokratie betroffenen Unternehmensbereichen – noch vor Buchhaltung/Rechnungswesen (63,8 %) und Finanzen (55,6 %).
- Fast die Hälfte der Arbeitszeit gebunden: Im Personalbereich fließen im Schnitt 49,7 Prozent der Arbeitszeit in bürokratische Tätigkeiten (im Gesamtdurchschnitt aller Bereiche sind es bereits hohe 38,4 %).
- Wo die bürokratischen Hürden entstehen: Innerhalb des Personalwesens gelten vor allem die operative Personaladministration (43,5 %), Vergütung & Benefits (37,9 %) sowie Recruiting & Personalbeschaffung (27,2 %) und Leistungsmanagement (20,0 %) als Hauptursachen für administrative Belastungen.
- Interne vs. externe Ursachen: Zwar werden behördliche Prüfpflichten und Gesetze mit einem Wert von 5,6 auf einer 7er-Skala als stärkste Ursachen wahrgenommen, doch auch organisationsinterne Richtlinien, Vorgaben und Verfahren (5,0) sowie Steuerungsmechanismen (4,7) wiegen schwer.
- Lähmt hausgemachte Bürokratie die Leistung? Die Daten bestätigen: Je stärker Beschäftigte interne Regeln als Ursache der Bürokratie wahrnehmen, desto schlechter bewerten sie die Organisationsleistung ($r = -0,33$). Bei extern bedingter Bürokratie lässt sich dieser negative Zusammenhang zur Leistung hingegen nicht feststellen.
Was bedeutet das für öffentliche Verwaltungen?
Für die öffentliche Verwaltung – die im Branchenvergleich bei der internen Bürokratie mit den höchsten Wert (M = 5,4) erreicht – ergeben sich daraus drei zentrale Erkenntnisse:
- Selbstgemachte Regeln hinterfragen: Gesetzliche Rahmenbedingungen (TVöD/TV-L, Beamtengesetze, Mitbestimmungsrechte) lassen sich vor Ort nicht spontan ändern. Aber ein Großteil der Freigabeprozesse, Mehrfach-Paraphen, Formulare und Berichtswege sind hausgemacht. Genau hier liegt der eigentliche Hebel für Entlastung.
- Keine Rettung durch „prosoziales Regelbrechen“: Die Studie hat untersucht, ob eigenmächtiges Abweichen von Regeln im Interesse der Organisation („prosoziales Regelbrechen“) hilft. Das Ergebnis: Nein! Häufiges Regelbrechen korreliert nicht mit höherer Leistung, sondern ist eher ein Symptom für ein überbürokratisiertes, überfordertes System.
- New Work verändert die Haltung: Organisationen, die New-Work-Praktiken nutzen, haben zwar nicht zwingend weniger Regeln, bewerten deren Auswirkungen jedoch als signifikant weniger negativ. Handlungsspielräume, Vertrauen und Empowerment mildern die wahrgenommene Last spürbar ab.
Handlungsempfehlungen für die Verwaltungspraxis
Aus den Studienergebnissen lassen sich konkrete Schritte ableiten, um den bürokratischen Wasserkopf in der eigenen Behörde schrittweise abzubauen:
- Eigenes Personal- und Organisationsreferat analysieren: Bevor externe Reformen abgewartet werden, lohnt sich der Blick nach innen: Welche internen Freigabeschleifen bei Stellenausschreibungen, Reisekosten oder Fortbildungsanträgen lassen sich verschlanken oder digitalisieren?
- Etablierung von „Bürokratie-Buster-Teams“: Abteilungsübergreifende Teams sollten regelmäßig hinterfragen, welchen konkreten Zweck bestehende Regeln erfüllen und welche Risiken eine Vereinfachung tatsächlich mit sich brächte.
- Regel-Sabbatical & „One in, one out“: Für jede neu eingeführte interne Anweisung sollte eine alte Regel gestrichen werden.
- Angstmanagement Betreiben: Bürokratieabbau löst bei Beteiligten oft Verlustängste bezüglich Kontroll- oder Aufgabenbereichen aus. Führungskräfte müssen Perspektiven aufzeigen und den Mut fördern, Regeln bewusst zu vereinfachen.
Primärquelle:
Schermuly, C. C., Wilsker, F. C., Rinne, C., & Meifert, M. (2026). Bürokratie-Spitzenreiter HR. Das New-Work-Barometer zeigt, was interne Bürokratie in Unternehmen ausmacht, wie verbreitet sie ist und wodurch sie entsteht. personalmagazin, Ausgabe 09/26, S. 32–37
