1. Warum Aufgabenkritik heute so notwendig ist
Die öffentlichen Haushalte stehen unter enormem Druck: gestiegene Personalkosten, krisenbedingte Mehrausgaben, Sanierungsrückstände und der permanente Ruf nach digitaler Transformation belasten Landkreise, Städte, Gemeinden sowie alle öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und Bundesebene so wie selten zuvor. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger und Stakeholder an ein modernes, effizientes Verwaltungshandeln.
Es bleibt kaum etwas anderes übrig als diesen enormen Druck als Chance aufzugreifen, um einmal alle Aufgaben (Einnahmen/Erträge und Ausgaben/Aufwendungen) auf den Prüstand zu stellen.
In dieser Gemengelage braucht es strukturelle Klarheit: Wofür wird unsere knappe Arbeitszeit verwendet – und was davon bringt uns wirklich voran? Der erste Schritt zu mehr Handlungsspielraum liegt in der kritischen Auseinandersetzung mit den eigenen Aufgaben – der sogenannten Aufgabenkritik.
Wie wir in unserem letzten Beitrag zur strategischen Zielentwicklung in der Kommune aufgezeigt haben, braucht es zunächst eine belastbare Zielorientierung – denn ohne Strategie („die richtigen Dinge tun“) keine zielführende Aufgabenkritik („die Dinge richtig tun“).
2. Was ist Aufgabenkritik?
Aufgabenkritik ist ein systematisches Verfahren zur Überprüfung und Optimierung des Aufgabenbestands in Behörden. Sie ist eines der zentralen Instrumente der Verwaltungsmodernisierung – und deutlich mehr als nur eine Sparmaßnahme.
Das Organisationshandbuch des Bundes definiert zwei grundlegende Perspektiven:
- Zweckkritik: Werden die richtigen Aufgaben erledigt?
- Vollzugskritik: Werden die Aufgaben richtig erledigt?
Dabei geht es nicht um pauschale Kürzungen nach der Rasenmähermethode, sondern um eine differenzierte Bewertung einzelner Aufgaben – mit dem Ziel, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den größten Beitrag zur Zielerreichung leisten.
Wenn eine Verwaltung auf der Ebene der Aufgabenkritik angekommen ist, können folgende Leitfragen definiert werden, um den Aufgabenbestand zu hinterfragen:
- Ist die Aufgabe gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig?
- Ist der Aufwand für die Aufgabe verhältnismäßig?
- Kann sie anders, schneller, günstiger erledigt werden – ggf. durch Dritte?
- Welche Zeitersparnis ergibt sich bei Änderung oder Wegfall?
- Sind unsere Gebühren kostendeckend?
- Haben wir in einem Bereich zu viel Personal?
- Sind unsere Stellen richtig bewertet?
- Kann ein Arbeitsprozess verschlankt werden?
Ziel ist es, den Handlungsspielraum der Verwaltung zu erweitern – ohne dabei die Qualität oder Verlässlichkeit öffentlicher Leistungen zu gefährden.
3. Warum jede Aufgabenkritik eine Strategie braucht
Eine zentrale Erkenntnis aus Theorie und Praxis: Es gibt keine sinnvolle Aufgabenkritik ohne strategische Ausrichtung.
Nur wenn eine Organisation weiß, wofür sie steht und wohin sie will, kann sie entscheiden, welche Aufgaben dazu (noch) passen – und welche nicht. Das bestätigt auch das Organisationshandbuch Bund:
„Um eine Aufgabenkritik erfolgreich durchführen zu können, ist es zwingend notwendig, die strategische Ausrichtung des Untersuchungsbereiches zu kennen.“
Genau hier knüpft unser Beratungsansatz an: Zunächst helfen wir Verwaltungen bei der Klärung ihrer strategischen Leitplanken – oft mithilfe von PESTEL- und SWOT-Analysen, wie sie im oben genannten Praxisbeispiel des verlinkten Blogbeitrages zur strategischen Zielentwicklung verwendet wurden. Erst dann folgt die strukturierte Analyse der Aufgaben.
4. OptiSo: Sparringspartner für strategiebasierte Aufgabenkritik
OptiSo ist mehr als nur ein externes Projektteam: Wir sind Sparringspartner für Landrätinnen und Landräte, Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sowie Führungskräfte auf den verschiedensten Organisationsebene: methodische Begleitung und neutrale Strukturgeber.
Unsere Leistungen im Bereich Aufgabenkritik umfassen:
- Entwicklung eines auf Ihre Organisation zugeschnittenen Konzepts (induktives oder deduktives Konzept? von der Aufgabe zur Einzeltätigkeit oder andersrum?)
- Bereitstellung praxiserprobter Leitfragen und Bewertungsraster
- Workshops zur Erhebung und Bewertung von Aufgaben
- Begleitung der Führungskräfte bei der Dokumentation und Ableitung von Handlungsempfehlungen
- Kommunikation und Moderation gegenüber Personalrat, der kommunalen Politik und/oder Öffentlichkeit
- Durchführung von Organisationsuntersuchungen, Prozessanalysen, Stellenbemessungen oder Stellenbewertungen (TVÖD oder Beamtinnen/Beamte)
Dabei folgen wir den Grundsatz: Kritik braucht Kontext – und der heißt Strategie.
📌 Sie möchten in Ihrer Verwaltung eine fundierte Aufgabenkritik starten? Dann sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie bei Konzeption, Durchführung und Kommunikation.
Kontakt:
Dr. Dino André Schubert MBA
+49 1590 1900 125
Quellen:
Bundesministerium des Innern und für Heimat. (2025). Organisationshandbuch des Bundes – Aufgabenkritik. https://www.orghandbuch.de/Webs/OHB/DE/Organisationshandbuch/2_2_Strategie/2_2_10_Aufgabenkritik/aufgabenkritik-node.html
OptiSo Consult. (2024). Entwicklung von strategischen Zielen in der Kommune – Fallstudie und Praxisbeispiel. https://www.optiso-consult.de/entwicklung-von-strategischen-zielen-in-der-kommune-fallstudie-und-praxisbeispiel/
