Rund 75 Prozent der Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst halten eine vollständige Verwaltungsdigitalisierung bis 2030 für unrealistisch. Das ergab eine aktuelle Studie im Auftrag des Softwareunternehmens d.velop, bei der über 500 Mitarbeitende in Städten, Kommunen, Bundesbehörden und Hochschulen befragt wurden. Es mangele dabei vor allem an durchgängigen Systemen, einheitlichen Standards sowie vernünftiger Software-Ausstattung.
Zwei unterschiedliche Perspektiven
In der Öffentlichkeit herrschen bezüglich der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung bislang zwei grundverschiedene Sichtweisen vor: Während das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) sich sehr optimistisch zeigt, dass bis 2030 nahezu alle Prozesse auch aufgrund der neuen Initiativen der Bundesregierung digitalisiert sein werden, beurteilt der Digital-Branchenverband Bitkom die Lage deutlich negativer. Der Verband schätzt, dass bis zum Ende der aktuellen Legislaturperiode nur 38 Prozent der digitalpolitischen Vorhaben der Bundesregierung umgesetzt sein würden.
Dualismus extern vs. Intern
In der neuen Umfrage wurde zunächst eine relativ große Kluft zwischen externen und internen Prozessen in den Behörden aufgedeckt. Denn während die befragten Mitarbeitenden konstatierten, dass die externen Leistungen und Angebote für Bürger und Wirtschaft bereits zu einem relativ großen Teil digitalisiert seien, hinken die internen Prozesse in den Verwaltungen selbst je nach Themenfeld und Aufgabenbereich mehr oder weniger deutlich hinterher.
So gaben 60 Prozent der Befragten an, dass Bürger Dokumente digital einreichen können, doch lediglich 51 Prozent berichten, dass hierfür auch ein digitaler Prozess in der Verwaltung hinterlegt ist. Zwar seien laut 56 Prozent der Befragten digitale Posteingänge bzw. die digitale Einreichung von Dokumenten (51 Prozent) bereits realisiert, jedoch lagen die Werte bei der elektronischen Aktenführung sowie der digitalen Antragstellung jeweils unter 50 Prozent (46 bzw. 45 Prozent).
Noch ernüchternder waren die Angaben zur Bürgerkommunikation von Verwaltungsmitarbeitenden, denn gerade einmal 31 Prozent waren der Meinung, dass es in ihren Behörden hierfür spezifische Online-Kanäle gäbe.
Erschreckend: Immerhin 5 Prozent der Befragten sagten, dass innerhalb ihrer Behörden noch kein einziger Prozess digitalisiert sei.
Maßnahmen zur Beschleunigung der Digitalisierung
Um die Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben, seien nach Einschätzung der Befragten verschiedene Maßnahmen notwendig. Ganz oben auf der „Wunschliste“ landete eine Bessere Software (48 Prozent) sowie die Einführung einheitlicher Standards (47 Prozent). In Verbindung mit der besseren Software nannten die Befragten auch eine stärkere Ausrichtung auf Nutzerbedürfnisse und eine höhere Nutzerfreundlichkeit. Besonders gefragt waren bei den Teilnehmern auch einheitliche Dokumentenmanagementsysteme (46 Prozent), Lösungen für elektronische Signaturen und Siegel (35 Prozent), digitale Archivierung (33 Prozent) sowie Cloud-Speicherung (21 Prozent).
Arbeiten in der Cloud
Ein erwartbares Ergebnis der Umfrage war, dass nur eine Minderheit der Befragten bereits mit der Cloud-Technologie arbeitete – gerade einmal 9 Prozent arbeiteten vollumfänglich, immerhin 30 Prozent teilweise oder manchmal in einer Cloud. 29 Prozent der Befragten arbeiteten in Verwaltungen, in denen lediglich lokale Netzwerke vorhanden sind. 8 Prozent der befragten Mitarbeiteten gaben an, dass eine künftige Beschaffung von Cloud-Lösungen in ihren Behörden in Planung sei.
Zukunft von KI wird überwiegend kritisch gesehen
Mehr als die Hälfte der Beschäftigten im öffentlichen Dienst (55 Prozent) geht davon aus, dass Künstliche Intelligenz (KI) ihre Arbeitsrealität in Zukunft deutlich verändern wird. Eine klare Mehrheit von zwei Dritteln sieht dabei KI sehr kritisch, insbesondere aufgrund von Datenschutzproblemen (67 Prozent), einer unklaren Rechtslage in Haftungsfragen (56 Prozent) sowie der Sorge vor Abhängigkeit von einzelnen Softwareanbietern (53 Prozent).
