Mit der verpflichtenden Einführung der sogenannten eForms am 25. Oktober 2023 hat die EU einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung des öffentlichen Vergabewesens gemacht. eForms – das steht für „electronic forms“ – sind strukturierte elektronische Bekanntmachungsformulare, die europaweit einheitlich genutzt werden müssen, um Bekanntmachungen im Amtsblatt der EU (TED – Tenders Electronic Daily) zu veröffentlichen. Sie lösen die bisherigen Standardformulare ab und bringen erhebliche Veränderungen für Vergabestellen, Unternehmen und IT-Dienstleister mit sich.
Was sind eForms?
eForms sind standardisierte, maschinenlesbare Datenformate, mit denen Vergabeverfahren über alle EU-Mitgliedsstaaten hinweg vergleichbar und digital verarbeitet werden können. Ziel ist es, die Interoperabilität zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und die Nachnutzung von Daten für Auswertungen und Analysen zu ermöglichen. Die eForms decken alle Phasen des Vergabeverfahrens ab – von der Vorinformation über die Auftragsbekanntmachung bis hin zu Änderungen und Ergebnismeldungen.
Neue Anforderungen für Vergabestellen
Für deutsche Vergabestellen bedeutet die Umstellung auf eForms nicht nur eine rein technische Anpassung. Vielmehr erfordert sie eine vertiefte Auseinandersetzung mit den neuen Datenfeldern, Begrifflichkeiten und Publikationsprozessen. Die bisherigen Freitextfelder werden durch strukturierte Angaben ersetzt. Das erhöht die Datenqualität, erfordert jedoch auch Schulung, sorgfältige Eingabe und manchmal eine Umstellung in den internen Vergabeprozessen.
Ein zentrales Beispiel: Statt eines allgemeinen Projekttextes sind nun Angaben zu Zweck, Umfang, Finanzierung, Nachhaltigkeit, Innovationsbezug oder auch zur Zusammenarbeit mit Start-ups in konkreten Datenfeldern einzugeben. Diese Informationsdichte ermöglicht später bessere Recherchen und Auswertungen – stellt aber aktuell viele öffentliche Auftraggeber vor konzeptionelle Herausforderungen.
Chancen der neuen Struktur
Die Vorteile der eForms liegen auf der Hand: Mehr Transparenz, bessere Vergleichbarkeit von Vergaben, konsistente Daten für Berichtspflichten und einfachere Kontrolle durch Rechnungs- und Prüfungsbehörden. Auch für Unternehmen kann die strukturierte Darstellung Vorteile bringen – etwa bei der gezielten Suche nach relevanten Ausschreibungen oder bei der Integration in automatisierte Angebotsprozesse.
Langfristig könnten eForms sogar die Grundlage für KI-gestützte Auswertungen und Benchmarkings im Vergabewesen bilden – ein Schritt in Richtung „Smart Procurement“.
Die Firma OptiSo – Ihre externe Vergabestelle
Wie soeben geschildert, benötigt es Zeit und fachliche Expertise bzw. Schulungen, um diese neuen Herausforderungen bewältigen zu können. Leider fehlt es insbesondere in kleineren Städten und Kommunen am nötigen Fachpersonal oder am technischen Knowhow, um eine eigene Vergabestelle unterhalten zu können.
Aus diesem Grund stehen wir von der Firma OptiSo Ihnen gerne bei der Durchführung Ihrer Vergabeverfahren mit Rat und Tat zur Seite. Wir wickeln Ihre Ausschreibungen ab – egal ob öffentlich oder beschränkt, national oder EU-weit.
Rufen Sie uns gerne unter 0176-45921673 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an vergabestelle@optiso-consult.de
