Seit dem 7. Juni 2026 gelten für alle Arbeitgeber in der Europäischen Union neue Pflichten im Bereich der Lohntransparenz. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie 2023/970/EU) ist nun vollständig in Kraft und verpflichtet Unternehmen und Behörden gleichermaßen, mehr Transparenz bei der Vergütung herzustellen. Für die öffentliche Verwaltung bedeutet dies einen erheblichen Handlungsbedarf – denn gerade hier treffen rechtliche Komplexität, Tarifstrukturen und datenschutzrechtliche Anforderungen aufeinander. Personalabteilungen im öffentlichen Dienst stehen jetzt vor der Aufgabe, neue Auskunftspflichten umzusetzen, Prozesse anzupassen und Beschäftigte zu informieren.
Hintergrund: Was steckt hinter der Richtlinie?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wurde am 10. Mai 2023 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und trat am 7. Juni 2023 in Kraft. Die Mitgliedstaaten hatten drei Jahre Zeit, die Vorgaben in nationales Recht umzusetzen – eine Frist, die am 7. Juni 2026 ablief. Ziel der Richtlinie ist es, den Gender Pay Gap – also die systematische Lohnlücke zwischen Frauen und Männern – zu schließen. Die Richtlinie setzt dabei auf zwei Hebel: Transparenz vor der Einstellung (Vorabinformationen über Gehaltsbandbreiten in Stellenanzeigen) und Transparenz während des Beschäftigungsverhältnisses (Auskunftsrechte der Beschäftigten und Berichtspflichten der Arbeitgeber). Deutschland ist zur Umsetzung verpflichtet, wobei das bereits bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) aus dem Jahr 2017 als Ausgangsbasis dient, aber erheblich erweitert werden muss.
Fokus öffentlicher Dienst: Wen betrifft die Richtlinie?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gilt ausdrücklich für alle Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor – eine explizite Ausnahme für den Staat oder staatliche Einrichtungen gibt es nicht. Der Begriff „öffentlicher Dienst“ umfasst dabei ein breites Spektrum: unmittelbare Bundesverwaltung (Bundesministerien, Bundesbehörden), mittelbare Bundesverwaltung (Sozialversicherungsträger, Bundesanstalten), Landesverwaltungen und Landesbehörden, kommunale Gebietskörperschaften (Städte, Gemeinden, Landkreise) sowie Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. Auch kommunale Unternehmen in privatrechtlicher Rechtsform – also etwa kommunale GmbHs oder Aktiengesellschaften – fallen in den Anwendungsbereich, sofern sie als Arbeitgeber auftreten. Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern die Arbeitgebereigenschaft.
Wo endet die Anwendung? Grenzen des Anwendungsbereichs
Eine wichtige Einschränkung betrifft die Größenschwellen bei den Berichtspflichten: Die umfassenden Lohnberichtspflichten (jährliche oder mehrjährige Entgeltberichte) gelten zunächst nur für Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten, für kleinere Einheiten gelten abgestufte Regelungen. Beamtenverhältnisse stellen eine besondere Rechtsfrage dar – technisch gesehen sind Beamtinnen und Beamte keine Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne, sodass diskutiert wird, ob und inwieweit die Richtlinie für sie unmittelbar gilt. Die Tendenz in der Rechtsliteratur geht dahin, dass der Grundsatz der Entgelttransparenz auch auf beamtenrechtliche Besoldung anzuwenden ist, da die Richtlinie den Begriff „Entgelt“ weit fasst. Klarheit wird hier erst durch die nationale Umsetzungsgesetzgebung und ggf. Rechtsprechung entstehen. Richterinnen und Richter sowie Staatsanwältinnen und Staatsanwälte, deren Bezüge gesetzlich fixiert sind, dürften ebenfalls einen Sonderfall darstellen.
Die Auskunftspflicht: Was müssen Personalabteilungen leisten?
Das Herzstück der Richtlinie für den Beschäftigungsalltag ist das individuelle Auskunftsrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Ab dem 7. Juni 2026 haben Beschäftigte das Recht, bei ihrer Personalabteilung Auskunft zu verlangen über ihr eigenes Entgeltniveau sowie über die durchschnittlichen Entgeltniveaus – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – für Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Die Auskunft ist schriftlich zu erteilen, und zwar innerhalb einer Frist von in der Regel zwei Monaten nach Eingang des Auskunftsersuchens. Beschäftigte dürfen nicht benachteiligt werden, weil sie ihr Auskunftsrecht ausüben oder ausüben wollen. Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, ihre Beschäftigten jährlich über dieses Recht zu informieren.
Praxisbeispiel: Frau Meier möchte wissen, was ihre männlichen Kollegen verdienen
Sachverhalt: Sandra Meier ist als Sachbearbeiterin in der Kämmerei einer mittelgroßen Stadtverwaltung beschäftigt und nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) in Entgeltgruppe 9b eingruppiert. Sie hat das Gefühl, dass ihre männlichen Kollegen, die ähnliche Aufgaben übernehmen, besser vergütet werden, und stellt einen formellen Auskunftsantrag bei der Personalabteilung.
Reaktion der Personalabteilung: Die Personalabteilung muss Sandra Meier innerhalb von zwei Monaten schriftlich mitteilen, welches durchschnittliche Entgeltniveau die männlichen Beschäftigten in der Entgeltgruppe 9b (oder in einer vergleichbaren Tätigkeitsgruppe) erhalten. Dabei ist nicht das individuelle Gehalt eines bestimmten Kollegen offenzulegen – dies würde Datenschutzrechte verletzen –, sondern der statistische Durchschnittswert der betreffenden Vergleichsgruppe. Im Tarifbereich wird dies in der Regel durch Auswertung der Stufenzuordnung und etwaiger Zulagen erfolgen.
Ergebnis: Zeigt die Auswertung, dass ein statistisch signifikanter Entgeltunterschied von mehr als fünf Prozent zwischen den Geschlechtern besteht, ist der Arbeitgeber verpflichtet, gemeinsam mit dem Personal- bzw. Betriebsrat eine Entgeltbewertung durchzuführen und Maßnahmen zur Beseitigung der Ungleichheit zu ergreifen. Kann der Unterschied nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden, drohen rechtliche Konsequenzen – bis hin zu Schadensersatzansprüchen der betroffenen Beschäftigten.
Weitere Pflichten: Berichterstattung und Transparenz bei Einstellung
Neben der individuellen Auskunftspflicht sieht die Richtlinie weitere Maßnahmen vor. Bei der Einstellung müssen Arbeitgeber bereits in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch Angaben zur Entgeltbandbreite oder zum Einstiegsgehalt machen. Hier könnte sich ein ähnlicher Sachverhalt ergeben, wie bei Sandra Meier, falls diese sich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens beim künftigen Arbeitgeber erkundigt. Gleichzeitig verbietet die Richtlinie das Erfragen des zukünftigen Arbeitgebers zum aktuellen Gehalt des Bewerbers oder der Bewerberin bei anderen Arbeitgebern.
Arbeitgeber mit mindestens 100 Beschäftigten müssen zudem regelmäßige Entgeltberichte erstellen und veröffentlichen, die den Gender Pay Gap in der eigenen Organisation dokumentieren. Die Häufigkeit variiert je nach Betriebsgröße: Betriebe mit 100 bis 149 Beschäftigten müssen alle drei Jahre berichten, größere Einheiten häufiger.
Ausblick: Was ist noch zu erwarten?
Deutschland befindet sich – wie viele andere EU-Mitgliedstaaten – noch mitten in der nationalen Umsetzung. Das bestehende Entgelttransparenzgesetz aus dem Jahr 2017 muss erheblich erweitert werden, um den Anforderungen der Richtlinie zu genügen. Folgende Entwicklungen sind in naher Zukunft zu erwarten:
Erstens wird ein Umsetzungsgesetz erwartet, das das EntgTranspG novelliert oder ersetzt und die neuen Pflichten – insbesondere die Auskunftsfristen, die Berichtspflichten und die Sanktionen – rechtsverbindlich regelt. Zweitens werden die Haftungs- und Sanktionsregeln verschärft: Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen einzuführen, einschließlich Bußgeldern. Drittens ist eine Stärkung der Gleichstellungsbehörden zu erwarten – sie erhalten neue Befugnisse zur Überwachung und Durchsetzung. Viertens wird das Thema Entgeltgerechtigkeit durch die erhöhte Transparenz stärker in kollektivrechtliche Verhandlungen einziehen: Gewerkschaften und Personalräte werden die Daten aus den Entgeltberichten nutzen, um gezielte Verbesserungen einzufordern.
Für Personalabteilungen im öffentlichen Dienst bedeutet dies: Jetzt ist der Zeitpunkt, die eigenen Prozesse zu überprüfen, Entgeltstrukturen zu analysieren und interne Zuständigkeiten zu klären. Wer frühzeitig handelt, vermeidet nicht nur rechtliche Risiken, sondern positioniert sich auch als attraktiver und fairer Arbeitgeber – ein wichtiger Vorteil im zunehmend intensiven Wettbewerb um Fachkräfte im öffentlichen Sektor.
Sie haben Fragen zur Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie in Ihrer Behörde oder kommunalen Einrichtung? OptiSo unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Entgeltstrukturen, der Entwicklung rechtssicherer Prozesse und der Schulung Ihrer Personalverantwortlichen. Sprechen Sie uns an!
