Die Stadt Wolfenbüttel hat mit ihrer Seminarreihe zum Projektmanagement einen innovativen Weg eingeschlagen, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fit für die Herausforderungen moderner Projekte zu machen. Am zweiten Seminartag, der in der Wolfenbütteler Lindenhalle stattfand, konnten die Teilnehmenden den gesamten Lebenszyklus eines Projekts praxisnah „durchproben“.
Vom Projektstart bis zum Abschlussbericht
Das Seminar führte die Teilnehmer Schritt für Schritt durch die zentralen Phasen eines Projektes:
- Projektklassifizierung: Einordnung nach Kategorie und Größenordnung (Fokus auf die dezernatsübergreifenden sog. DÜ-Projekte).
- Projektsteckbrief: Erarbeitung der Grundlagen und Rahmendaten.
- Stakeholderanalyse: Identifikation und Bewertung relevanter Akteure.
- Projektreporting: Kommunikation und Abstimmung zwischen Auftraggeber Verwaltungsleitung und Projektleitung.
- Projektabschlussbericht: Dokumentation und Reflexion der Ergebnisse im Rahmen eines systematischen Portfoliomanagements.
Durch Übungen, praxisnahe Beispiele und den Einsatz der städtischen Werkzeuge konnten die Teilnehmenden nicht nur theoretisches Wissen aufbauen, sondern es auch direkt anwenden.
Ein stimmiges Konzept der Stadt Wolfenbüttel
Besonders bemerkenswert ist, wie es der Stadt Wolfenbüttel gelungen ist, Komplexität im Projektmanagement deutlich zu reduzieren, ohne dabei auf die notwendige Flexibilität für individuelle Projektanforderungen zu verzichten. Mit klar definierten Vorlagen und Werkzeugen – wie Projektsteckbrief, Reporting-Vorlagen oder der revisionssicheren Dokumentation – wird ein einheitliches und zugleich schlankes Vorgehen sichergestellt.
Das Konzept der Stadtverwaltung basiert auf dem eigens entwickelten PM-Handbuch und ist so angelegt, dass Führungskräfte, Projektleitungen und interessierte Mitarbeiter gleichermaßen profitieren. Letzlich profitiert das Gemeinwohl davon, wenn die öffentliche Verwaltung so arbeitet wie dies in Wolfenbüttel vorgelebt wird. OptiSo begleitet diesen Prozess mit Fachimpulsen, methodischen Übungen und gezielten Schulungseinheiten.
Positive Resonanz und Ausblick
Die Resonanz auf das zweite Seminar war sehr positiv: Die Teilnehmenden betonten den hohen Praxisbezug und die Übertragbarkeit auf den Verwaltungsalltag.
Auch in den kommenden Monaten sind weitere Seminartage geplant, die einzelne Themen vertiefen und den Erfahrungsaustausch fördern werden. Damit etabliert die Stadt Wolfenbüttel eine nachhaltige Projektkultur, die Transparenz schafft, Zusammenarbeit fördert und erfolgreiche Projektergebnisse sicherstellt.
