Urlaub soll Erholung ermöglichen. Deshalb gilt auch im öffentlichen Dienst der Grundsatz: Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Was einfach klingt, führt in der Praxis regelmäßig zu Fragen. Was passiert mit Urlaubstagen, die am Jahresende noch offen sind? Bis wann kann Resturlaub übertragen werden? Und welche Pflichten treffen Arbeitgeber, bevor Urlaub tatsächlich verfällt?
Wann darf der Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden?
Eine Übertragung von Urlaub ins Folgejahr nur ausnahmsweise möglich — etwa, wenn dringende betriebliche Gründe oder persönliche Gründe wie Krankheit verhindert haben, dass der Urlaub rechtzeitig genommen werden konnte. Ein eigener Antrag auf Übertragung ist nicht erforderlich, wenn die Voraussetzungen vorliegen.
Regelfall bleibt aber: Der Jahresurlaub gehört in das Jahr, in dem er entsteht. Wird Urlaub ausnahmsweise übertragen, muss er nach § 26 Abs. 2 TVöD bzw. TV-L grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres angetreten werden. Dabei genügt es, wenn der Urlaub am 31. März beginnt; er darf dann noch in den April hineinreichen.
Ausnahmen von der Regel
In besonderen Fällen läuft die Frist länger. Kann der Urlaub aus dienstlichen oder betrieblichen Gründen oder wegen Arbeitsunfähigkeit auch bis zum 31. März nicht angetreten werden, ist eine Übertragung bis zum 31. Mai möglich. Diese Verlängerung ist aber keine allgemeine Schonfrist, sondern an die im Tarifvertrag genannten Gründe gebunden. Beispiele für dringende betriebliche Gründe können saisongebundene Aufgaben, technische oder verwaltungsmäßige Probleme oder krankheitsbedingte Ausfälle anderer Beschäftigter sein.
Die Pflichten des Arbeitgebers
Wichtig ist: Urlaub verfällt nicht automatisch nur deshalb, weil eine Frist abläuft. Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten rechtzeitig und individuell darauf hinweisen, wie viele Urlaubstage ihnen zustehen, dass sie den Urlaub rechtzeitig beantragen sollen und dass der Urlaub andernfalls verfällt. Diese Information muss in Textform erfolgen. Die Beweislast dafür liegt beim Arbeitgeber.
Für Personalstellen ist das ein zentraler Punkt. Allgemeine Hinweise im Intranet oder pauschale Erinnerungen reichen regelmäßig nicht aus. Erforderlich ist eine klare, individuelle Information an die jeweilige beschäftigte Person. Nur dann kann sich der Arbeitgeber später darauf berufen, dass Urlaubsansprüche wegen nicht rechtzeitiger Inanspruchnahme untergegangen sind.
Was passiert bei längerer Krankheit?
Besonders sensibel sind Fälle längerer Krankheit. Wer wegen Arbeitsunfähigkeit seinen Urlaub nicht nehmen kann, verliert den gesetzlichen Mindesturlaub nicht sofort. Bei Langzeiterkrankung hat die Rechtsprechung allerdings eine Grenze gezogen: Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt grundsätzlich spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Auch hier spielt die Hinweispflicht des Arbeitgebers eine Rolle. Hat der Beschäftigte im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und ist erst später erkrankt, kann ein Verfall ausscheiden, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht ordnungsgemäß auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. #
Der Unterschied zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und tariflichem Mehrurlaub
Zu unterscheiden ist außerdem zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und tariflichem Mehrurlaub. Beschäftigte nach TVöD und TV-L haben regelmäßig mehr Urlaub als den gesetzlichen Mindesturlaub. Für diesen tariflichen Mehrurlaub gelten die tariflichen Verfallsregeln. Kann der Urlaub wegen Krankheit nicht genommen werden, verfällt der 21. bis 30. Urlaubstag grundsätzlich spätestens mit Ablauf des 31. Mai des Folgejahres. Auch dies setzt jedoch voraus, dass der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt hat.
Wie hat sich die Rechtsprechung positioniert?
Die Rechtsprechung hat die Position der Beschäftigten zusätzlich gestärkt. Urlaubsansprüche aus vergangenen Jahren verjähren nicht ohne Weiteres, wenn der Arbeitgeber nicht zuvor ordnungsgemäß über Resturlaub und möglichen Verfall informiert hat. Die Verjährungsfrist beginnt erst, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat.
Was bedeutet das für mich?
Beschäftigte sollten ihren Urlaub frühzeitig planen und offene Ansprüche im Blick behalten. Arbeitgeber wiederum sollten ihre Hinweisprozesse sauber organisieren und dokumentieren. Wer zu Beginn des Jahres individuell informiert, Resturlaubsstände transparent macht und rechtzeitig an Fristen erinnert, vermeidet Streit.
Der Umgang mit Resturlaub ist damit weniger eine reine Fristenfrage als eine Frage guter Personalverwaltung. Die maßgeblichen Daten — 31. Dezember, 31. März, in besonderen Fällen 31. Mai und bei Langzeiterkrankung die 15-Monatsfrist — bleiben wichtig. Entscheidend ist aber, ob Beschäftigte tatsächlich in die Lage versetzt wurden, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Erst dann kann Urlaub wirksam verfallen.
