Von: Kristin Hollenbach
Was versteht man unter einer Organisationsuntersuchung?
Eine Organisationsuntersuchung ist ein strukturiertes Verfahren zur Analyse und Bewertung der bestehenden Strukturen, Abläufe und Aufgabenverteilungen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, ineffiziente Prozesse aufzudecken und klare Empfehlungen für Verbesserungen zu entwickeln. Dabei geht es nicht nur um die „harten“ Faktoren wie Stellenpläne oder Prozessdiagramme, sondern auch um weiche Faktoren wie Kommunikation, Schnittstellen und Zusammenarbeit. Die Untersuchung schafft eine objektive Grundlage, um Entscheidungen über organisatorische Veränderungen nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis von Daten und Fakten treffen zu können. Da es um das Ob und Wie der Aufgabenerledigung und dafür relevante Ressourcen geht, spielt in fast allen Organisationsuntersuchungen auch die Beurteilung des Personalbedarfes (kurz: Stellenbemessung) eine tragende Rolle.
Wer benötigt eine Organisationsuntersuchung?
Die Gründe, eine Organisationsuntersuchung einzuleiten, sind vielfältig. Oft steht am Anfang ein spürbares Problem: Prozesse dauern zu lange, Zuständigkeiten sind unklar oder Ressourcen werden nicht optimal genutzt. Häufig ist das Gefühl von einem „zu Viel“ an Aufgaben auf einzelnen Stellen oder in Organisationsuntersuchungen der Auslöser, um über die Durchführung einer Organisationsuntersuchung nachzudenken. Auch externe Faktoren wie neue gesetzliche Vorgaben oder digitale Transformationsprojekte können Anlass sein, die Organisation auf den Prüfstand zu stellen. Ebenso ist eine Untersuchung sinnvoll, wenn strategische Veränderungen anstehen – etwa eine Fusion, ein Wachstumsschub oder die Einführung neuer Aufgabenfelder. Häufig geht es auch darum, Effizienzpotenziale zu heben, Doppelarbeiten zu vermeiden und die Mitarbeitenden zu entlasten.
Kurz gesagt: Eine Organisationsuntersuchung lohnt sich immer dann, wenn die Organisation an einem Wendepunkt steht und Klarheit über den besten Weg nach vorne benötigt.
In öffentlichen Verwaltungen sind Organisationsuntersuchungen besonders relevant, da diese häufig mit komplexen Strukturen, vielfältigen Aufgaben und stark regulierten Abläufen arbeiten. Anders als in privatwirtschaftlichen Unternehmen steht hier nicht die Gewinnmaximierung im Vordergrund, sondern die Erfüllung gesetzlicher und gemeinwohlorientierter Aufgaben. Das führt zu besonderen Herausforderungen: Strukturen sind oft historisch gewachsen, Zuständigkeiten stark verteilt und Entscheidungswege länger. Eine Organisationsuntersuchung hilft, Transparenz zu schaffen, Schnittstellen zu klären und Prozesse zu vereinfachen, ohne dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen und die hohen Anforderungen an Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit aus den Augen zu verlieren.
Wie läuft eine klassische Organisationsuntersuchung ab?
Wenn Organisationen an Grenzen stoßen – sei es durch wachsende Aufgaben, steigende Anforderungen oder interne Unklarheiten – taucht oft die Frage auf, wie sich Strukturen und Abläufe verbessern lassen. Genau hier setzt eine Organisationsuntersuchung an. Sie liefert eine fundierte Analyse des Ist-Zustands und zeigt auf, wie Prozesse, Rollen und Ressourcen künftig effizienter gestaltet werden können. Eine solche Untersuchung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um nachhaltige Veränderungen einzuleiten. Die folgende Darstellung fasst die typischen Schritte zusammen. Im Folgenden möchten wir jedoch näher erläutern, was eine Organisationsuntersuchung ausmacht, was feste und was zusätzliche Bestandtele sein können, wie der Ablauf aussieht und welche besonderen Herausforderungen sich dabei stellen.
Der Ablauf einer Organisationsuntersuchung folgt einem klar strukturierten Vorgehen, welches sich in der Praxis bewährt hat.
Phase 1: Vorbereitung
In der Vorbereitungsphase wird die Grundlage für die gesamte Organisationsuntersuchung gelegt. Gemeinsam mit dem Auftraggeber werden die Ziele definiert, die Projektorganisation festgelegt und eine geeignete Methodenauswahl getroffen. Ebenso erfolgt die Planung von Zeit und Ressourcen, damit alle Beteiligten eine klare Orientierung haben und das Projekt von Beginn an strukturiert starten kann. Wichtig ist uns auch die Durchführung einer Auftaktveranstaltung mit allen Projektbeteiligung – hier stellt sich das Projektteam vor, außerdem werden die Handlungsfelder des Projektes, die Methoden sowie die Aufgaben und Rollen der Beteiligten vorgestellt – damit alle wissen, wie die konkrete Einbindung in das Projekt erfolgt. Natürlich gibt es hier auch die Möglichkeit für offenen Fragen und einen Austausch.
Phase 2: Erhebung der Ist-Situation
Im zweiten Schritt geht es darum, ein möglichst vollständiges Bild der aktuellen Organisation und den einzelnen Stellen zu erhalten. Dazu gehören eine Dokumentenanalyse, Interviews und Workshops mit Mitarbeitenden, die Aufnahme von Prozessen sowie eine fundierte Datenauswertung. Ein zentraler Bestandteil ist zumeist auch die Durchführung der Stellenbemessung. Je nach zu bemessenden Stellen werden Daten im Rahmen einer analytischen Stellenbemessung, einer HOAI-Stellenbemessung oder auch einer Vergleichszahlenanalyse erhoben. Diese systematische Erhebung stellt sicher, dass die folgenden Analysen auf einer belastbaren Faktenbasis beruhen.
Phase 3: Analyse der Ist-Situation
Die in Phase 2 gewonnenen Informationen werden nun systematisch ausgewertet. Dabei werden die bestehenden Strukturen und Abläufe bewertet, Stärken und Schwächen identifiziert und daraus konkrete Handlungsfelder abgeleitet. Diese Analyse zeigt auf, wo es Verbesserungspotenziale gibt und welche Bereiche besonders kritisch für die zukünftige Entwicklung der Organisation sind. Während der Analysephase stellen wir Zwischenergebnisse vor dem Auftraggeber vor – damit es am Ende bei Übermittlung der Endergebnisse keine Überraschungen gibt.
Phase 4: Soll-Konzeption und Maßnahmen
Auf Basis der Analyse wird ein zukunftsfähiges Soll-Bild entwickelt. Dazu gehören die Entwicklung von Zielbildern, ein Variantenvergleich, die Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs und die enge Abstimmung mit Auftraggeber und relevanten Stakeholdern. Das Ergebnis ist ein praxisnahes Konzept, das aufzeigt, wie die Organisation effizienter, klarer und moderner gestaltet werden kann.
Phase 5: Ergebnisübermittlung und -vorstellung
Zum Abschluss werden die erarbeiteten Ergebnisse aufbereitet und präsentiert. Dies umfasst die Erstellung eines Abschlussberichts bzw. Gutachtens, die Vorstellung vor ausgewählten Gremien oder der Führungsebene, eine gemeinsame Diskussion und Beschlussfassung sowie – falls gewünscht – die Begleitung bei der Umsetzung. Ziel dieser Phase ist es, die erarbeiteten Lösungen nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch wirksam zu machen.
Begleitende Elemente in allen Phasen
Während aller Schritte spielen Projektmanagement, Kommunikation, Beteiligung der relevanten Akteure sowie Qualitätssicherung eine zentrale Rolle. Hierzu erfolgt ein kontinuierlicher Austausch mit der Projektleitung und dem Projektteam. Sie sorgen dafür, dass die Untersuchung transparent abläuft, die Beteiligten eingebunden sind und die Ergebnisse sowohl fachlich belastbar als auch möglichst breit akzeptiert werden.
Besondere Herausforderungen bei der Durchführung
Eine Organisationsuntersuchung ist nie ein rein technisches Projekt, sondern immer auch ein Prozess, der Menschen betrifft. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen und Vorbehalte abzubauen. Oft gibt es Ängste, dass Veränderungen zu Mehrbelastung, weitreichenden Veränderungen oder gar zu Arbeitsplatzverlust führen könnten. Hier ist Transparenz und Kommunikation entscheidend. Ebenso gilt es, die Balance zwischen Detailtiefe und Machbarkeit zu halten: Eine zu grobe Analyse verfehlt ihr Ziel, eine zu detaillierte Untersuchung kann die Organisation lähmen. Schließlich spielt auch der zeitliche Rahmen eine Rolle – Veränderungen müssen gründlich vorbereitet sein, dürfen aber gleichzeitig nicht zu lange auf sich warten lassen.
Zusammenfassung
Eine Organisationsuntersuchung bietet die Chance, die eigene Organisation kritisch zu hinterfragen, Potenziale zu heben und Strukturen zukunftsfähig auszurichten. Sie ist ein Instrument, das Orientierung gibt und den Weg für nachhaltige Verbesserungen ebnet. Mit einer klaren Methodik, einem transparenten Ablauf und einer engen Einbindung der Beteiligten schaffen wir als OptiSo die Voraussetzungen, dass Veränderungen nicht nur geplant, sondern auch gelebt werden.
Falls Sie Interesse an der Durchführung einer Organisationsuntersuchung haben, so kontaktieren Sie uns gern unverbindlich unter der nachfolgenden Rubrik unserer Leistungen:
