In Bezug auf den richtigen Zeitanteil und die richtige Leitungsspanne für Führungskräfte gibt es unterschiedliche Ansätze. Unter einer Leitungsspanne ist die Anzahl der einer Leitungsstelle unmittelbar unterstellten Mitarbeiter zu verstehen, d.h. konkret die Anzahl der Mitarbeiter, die sich im direkten Unterstellungsverhältnis im Sinne der Dienst- und Fachaussicht unmittelbar unter einer Leitungsstelle befinden. Dabei ist mit Mitarbeiter nicht die z. B. laut Stellenplan zugewiesene Personalkapazität in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) gemeint, sondern z. B. unter Beachtung von Teilzeitbeschäftigung die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter.
Die KGSt geht von 6% Arbeitszeit je Mitarbeiter für die übergreifende und fachliche Leitung aus, was neben mitarbeiterbezogenen Führungsinstrumenten (u.a. Mitarbeitergespräch, Zielvereinbarungen, LOB, Führungsfeedback, Führungskräftefortbildung etc.) auch die Aufgabenorientierte Leitung (Steuerung, Fachplanung, Budgetverantwortung, Weiterentwicklung, Dienstbesprechungen, Fallbezogene Rücksprachen, Gremienarbeit oder Erfahrungs-/Informationsaustausch) umfasst.
In Summe hieße das, dass eine Leitungsspanne von ca 17 Personen möglich wäre.
Ein weiterer Ansatz ist der sog. Methodenmix. In Anlehnung an Bokranz/Kasten (2003)[1] wird die Leitungsspanne analytisch, summarisch und situativ ermittelt.
1) Summarisch ermitteln: Führungsbedingungen und ihre Ausprägung analysieren
2) Situativen Ansatz berücksichtigen: Themengebiete wie Gleichartigkeit von Aufgaben, Führen auf Distanz, Führungsverhalten des/der Vorgesetzten, Delegationsgrad usw.
3) Messbare Aufgaben analytisch ermitteln
Zu 1) Summarische Ermittlung:
Die Liste der Führungsbedingungen/Kriterien, die die Leitungsspanne (LS) beeinflussen, ist nicht fix und nicht abschließend formuliert. Allerdings geht das hier zugrunde gelegte (in Anlehnung an Bokranz/Kasten formulierte) Berechnungsmodell von sechs zu gewichtenden Führungsbedingungen und fünf Ausprägungen dieser Führungsbedingungen sowie einem Gewichtungsfaktor zwischen 1–3 aus. Es ist davon auszugehen, dass die Führungsbedingungen / Kriterien grundsätzlich in der jeweiligen Organisation und in verschiedenen Situationen unterschiedlich stark wirken.
Vorliegend wird direkt im folgenden Modell eine entsprechende Bewertung für die Abteilung Ordnung und Soziales vorgenommen:
Daraus ergibt sich entsprechend der Gewichtungsfaktoren in Multiplikation der Ausprägungen folgende Berechnung, wenn die Führungskraft ausschließlich führt:
LS = 400[2]/(1*5 + 2*2 + 3*2 + 3*2 + 3*1 + 1*2) = 15 unterstellte Beschäftigte
Danach wären der Abteilungsleitung maximal 15 Personen zu unterstellen.
Zu 2) Situativer Ansatz
Der situative Ansatz für die Ermittlung von Leitungsspannen geht davon aus, dass eine Vielzahl von Einflussgrößen auf den Führungsaufwand und die -kapazität einer Führungskraft wirken. Je nach Besonderheit der Organisationseinheit, aber auch abhängig vom Führungsstil, dominieren die verschiedenen Einflussgrößen in unterschiedlichem Maße. Daher sind diese Faktoren in unterschiedlichen Situationen (bspw. Rahmenbedingungen, aktuelle Situation in der Behörde etc.) unterschiedlich zu gewichten. Themengebiete sind beispielsweise ebenfalls die Gleichartigkeit, Vielfältigkeit und Komplexität der Aufgaben (teilweise bezogen auf die Organisationseinheit), das Ausmaß des eingeräumten Entscheidungsspielraums der Beschäftigen, aber auch die der Führungskraft zur Verfügung stehenden Informations- und Wissensmanagement-Prozesse und -Tools, die die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit der Beschäftigten, das Führungsverhalten des Vorgesetzten sowie Entlastung durch IT und Führen auf Distanz. Diese Parameter können allerdings mit dem Blick von außen nicht in der benötigten Detailtiefe beurteilt werden, so dass vorliegend in Bezug auf den situativen Ansatz keine valide Aussage getätigt werden kann.
Zu 3) Analytische Ermittlung
Die analytische Ermittlung der Leitungsspanne sollte angewendet werden, wenn die Führungsaufgaben bekannt sind sowie deren Zeit- und Mengengrößen vorliegen bzw. ermittelt werden können. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die analytisch ermittelte Leitungsspanne persönliche Faktoren der jeweiligen Führungskraft enthält, da sich beispielsweise deren Qualifikation und Leistungsfähigkeit im erhobenen Zeit- und Mengengerüst widerspiegelt.
Dies bedarf der (gesonderten, nachgehenden) kritischen Würdigung, da personenorientierte Einflussfaktoren den Ist-, nicht aber den Soll-Zustand darstellen.
Fazit
Insgesamt kann festgehalten werden, dass es unterschiedliche Ansätze zur Ermittlung der idealen Leitungsspanne gibt, allerdings weisen alle darauf hin, dass bei der Unterstellung von 15-18 Mitarbeiter eine Vollzeitführung für die übergreifende und fachliche Leitung angeraten ist. Wenn das unterstellte Personal sehr homogene Aufgaben wahrnimmt, kann diese geringer ausfallen.
Die Angabe der Leitungsspanne benötigen Sie für die interne „Orga“, die Stellenbemessung und Ihre Stellenbeschreibungen.
Ausblick
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[1] Vgl. Organisationshandbuch – 2.4.3.11.7 Methodenmix zur Ermittlung von Führungs- und Leitungsspannen – 2.4.3.11.7 Methodenmix zur Ermittlung von Führungs- und Leitungsspannen (orghandbuch.de)
[2] 400 ist eine festgesetzte Zahl bei Vollzeitführung, 200 bei Teilzeitführung
