Auch wenn es nicht im Sinne des öffentlichen Auftraggebers ist, aber es kann von Zeit zu Zeit erforderlich sein, ein laufendes Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben. Welche Gründe es hierfür geben kann und wann diese vorliegen, beleuchtet dieser Beitrag.
Aufhebung eines Vergabeverfahrens nach § 63 VgV, § 17 VOB/A sowie § 48 UVgO
Im Vergaberecht sind insgesamt 4 Gründe für die Aufhebung einer Ausschreibung manifestiert. So darf ein öffentlicher Auftraggeber ein Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufheben, wenn
- kein Angebot (oder Teilnahmeantrag; UVgO) eingegangen ist, das (oder der) den Bedingungen entspricht (§ 63 VgV, § 17 VOB/A, § 48 UVgO)
- sich die Grundlage des Vergabeverfahrens wesentlich geändert hat (§ 63 VgV, § 48 UVgO)
- kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde (§ 63 VgV, § 48 UVgO) oder
- andere schwerwiegende Gründe bestehen (§ 63 VgV, § 17 VOB/A, § 48 UVgO).
Es ist kein Angebot (oder Teilnahmeantrag) eingegangen, das (oder der) den Bedingungen entspricht
Die Angebote entsprechen nicht den Ausschreibungsbedingungen, wenn sie aus formalen (Frist, Form) oder aus materiellen (Inhalt) Gründen nicht den in den Vergabeunterlagen angegebenen Anforderungen genügen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn alle Angebote aus dem Verfahren auszuschließen sind (vgl. § 57 VgV, § 16 VOB/A, § 42 UVgO). Ebenso entsprechen auch solche Angebote nicht den Bedingungen, die einen unangemessen hohen Angebotspreis aufweisen oder nachträglich abgeändert oder modifiziert wurden.
Die Grundlage des Vergabeverfahrens hat sich wesentlich geändert
Eine wesentliche Änderung der Grundlage liegt vor, wenn die ursprünglichen Leistungsanforderungen für den Auftraggeber und/oder die Bieter wegen rechtlicher, zeitlicher oder wirtschaftlicher Umstände nicht mehr auf zumutbare Weise erreichbar sind oder die Beschaffung für den Auftraggeber sinnlos oder unzumutbar geworden ist. Dabei müssen die Umstände zeitlich nach der Ausschreibungsbekanntmachung eingetreten sein.
- Tatsächliche Gründe liegen etwa vor, wenn sich der Beschaffungsbedarf des Auftraggebers ändert oder dieser entfällt.
- Wirtschaftliche Gründe sind beispielsweise bei einer Haushaltssperre, dem Wegfall der Mittel oder einer Änderung der Preisgrundlagen gegeben.
- Rechtliche Gründe resultieren zum Beispiel aus behördlichen und gerichtlichen Anordnungen, die sich auf die Anforderungen des Vergabeverfahrens auswirken. Gleiches gilt hinsichtlich einer Änderung der Gesetzeslage.
- Zeitliche Gründe liegen vor, wenn die Ausführungsfrist nicht mehr erreichbar ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Leistungsgegenstand zwingend zu einem bestimmten Termin zu erbringen ist („Fixschuld“).
Es wurde kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt
In einem Vergabeverfahren wurde dann kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt, wenn selbst das preisgünstigste Angebot erheblich über der ordnungsgemäßen Schätzung des Auftragswertes durch den Auftraggeber liegt. Die im Vorfeld der Ausschreibung aufzustellende Kostenprognose muss vertretbar sein. Dies ist dann nicht der Fall, wenn sie auf erkennbar unrichtigen Daten beruht.
Bezüglich der Einschätzung der Wirtschaftlichkeit der Angebote ist eine einzelfallbezogene Bewertung vorzunehmen. Zudem muss auch eine umfassende Interessenabwägung stattfinden. Dabei ist einerseits zu berücksichtigen, dass der Auftraggeber nicht das Risiko einer überhöhten Preisbildung trägt. Andererseits darf die Aufhebung auch kein Instrument zur Korrektur der Ergebnisse des Vergabeverfahrens sein. Als „erheblich“ gelten nach der gängigen Rechtsprechung Überschreitungen der Kostenschätzung in Höhe von 10 bis 80 %.
Es bestehen andere schwerwiegende Gründe
Bei diesem Aufhebungsgrund handelt es sich um einen sog. „Auffangtatbestand“, an dessen Vorliegen hohe Anforderungen gestellt werden. Die Gründe müssen hinsichtlich ihrer Auswirkungen mit denen der anderen Aufhebungsgründe vergleichbar sein.
Auch hier gilt es seitens des Auftraggebers, eine umfangreiche Interessenabwägung vorzunehmen. Die Gründe müssen so schwer wiegen, dass die Bewerber bzw. Bieter des Verfahrens nicht mehr erwarten können, dass der Auftraggeber den Zuschlag auf ein Angebot erteilt. Die Gründe dürfen erst nach Versand der Ausschreibungsbekanntmachung eingetreten und nicht vorhersehbar gewesen sein.
In der Rechtsprechung wurden u.a. folgende Umstände als „schwerwiegende Gründe“ anerkannt:
- Keiner der Bewerber des Teilnahmewettbewerbs erfüllt die Eignungsanforderungen.
- Das Verfahren weist schwerwiegende rechtliche Fehler auf, die im Vergabeverfahren nicht mehr behoben werden können.
- Wesentliche Änderungen in den allgemeinen Markt-, Währungs- und Baupreisverhältnissen, soweit sich diese auf das Vorhaben erheblich auswirken können.
Die Aufhebung von Vergabeverfahren wirkungsvoll verhindern
Eine laufende Ausschreibung aufzuheben, stellt für alle Beteiligten – die Verwaltung, die Mitarbeiter und die Bieter – immer ein großes und meist auch vermeidbares Ärgernis dar. Um das Risiko einer Aufhebung so klein wie möglich zu halten, braucht es die nötige Fachexpertise.
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