Die Gemeinde Saterland geht einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Unser Kollege Sebastian Siering begleitet die Gemeinde dabei, ihre Kernprozesse systematisch zu erfassen, zu modellieren und für die digitale Zukunft fit zu machen.
Ausgangspunkt: Organisationsuntersuchung und Prozessbasis
Grundlage für die Arbeit war eine bereits durchgeführte Organisationsuntersuchung durch OptiSo. Auf der Basis der Stellenbemessung dieser Organisationsuntersuchung hat Sebastian die relevanten Prozesse zusammengestellt und diese mit der Prozessdatenbank der KGSt abgeglichen. Dadurch konnte ein Abgleich zwischen kommunaler Best Practice und der Realität vor Ort geschaffen werden – ein wichtiger Schritt, um einheitliche Standards und Vergleichbarkeit sicherzustellen.
Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
Die eigentliche Feinarbeit erfolgt in enger Abstimmung mit den Mitarbeitern der Gemeinde. Fachbereichsweise werden die Prozesse diskutiert, abgestimmt und schließlich modelliert. Gerade zu Beginn – wie etwa im Fachbereich 2 – musste sich das Denken in Prozessen erst einmal „einschleifen“, doch schnell stellte sich eine produktive Dynamik ein. Am Ende des ersten Arbeitstags konnten bereits mehrere Prozesse aufgenommen werden. Sebastian bot den Mitarbeitenden zudem an, weitere Prozesse zu sammeln, die er mit passenden Vorlagen aus der KGSt-Datenbank ergänzt.
Sein Fazit nach Tag 1:
„Es läuft also 😊“
Zielbild: Integration ins Dokumentenmanagement
Die modellierten Prozesse werden in das Dokumentenmanagementsystem Regisafe überführt werden. Hierzu arbeiten OptiSo und Regisafe Hand in Hand, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
Die Zielmarke der Gemeinde ist dabei klar gesetzt:
Bis zum 1. Januar 2026 sollen alle Kernprozesse in Regisafe abgebildet sein. Diese werden dann als Sachverhalt mit Aktenzeichen im Aktenplan bearbeitbar sein.
Blick nach vorn: OZG-Umsetzung und medienbruchfreie Prozesse
Nach der Überführung der Prozesse in Regisafe folgt der nächste Schritt: die Verknüpfung der OZG-Leistungen mit den jeweiligen Prozessen und dem Dokumentenmanagementsystem – oder, wo vorhanden, den Fachverfahren.
Das langfristige Ziel: End-to-End-Kompatibilität und Medienbruchfreiheit. Damit sollen die Bürgerinnen und Bürger ein nahtloses und modernes Dienstleistungserlebnis erhalten – ganz im Sinne der digitalen Verwaltung, wie sie das Onlinezugangsgesetz (OZG) fordert.
Fazit: Die Gemeinde Saterland zeigt beispielhaft, wie kommunale Verwaltung modernisiert werden kann – durch strukturierte Prozessarbeit, enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und einen klaren digitalen Fahrplan.
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