Vor etwa fünf bis acht Jahren erlebte die öffentliche Verwaltung eine Welle organisatorischer Innovationen: Ob Kommune, Bundes- oder Landesbehörde – überall wurden Stabsstellen für Digitalisierung geschaffen und Digitalisierungsbeauftragte installiert. Häufig direkt an die Behördenleitung angebunden, sollte diese herausgehobene Stellung als Turbo für den digitalen Wandel dienen.
Heute zeigt die Praxis ein ernüchterndes Bild. In zahlreichen Beratungsprojekten beobachten wir eine deutliche Trendwende: Verwaltungen gliedern die Digitalisierung wieder in die IT-Fachabteilung ein. Der Grund ist simpel: Die Trennung hat mehr Hürden aufgebaut als abgebaut.
Das Dilemma zweier konträrer Ziellogiken
Durch die Trennung von klassischer IT und Digitalisierung wurde eine zusätzliche Schnittstelle geschaffen, die von Grund auf unter einem strukturellen Zielkonflikt und einer konträren Funktionslogik „litt“:
- Die Logik der Digitalisierung: Dieser Bereich wird daran gemessen, Fachämter zu motivieren, neue Softwarelösungen zu testen, Arbeitsprozesse agil umzugestalten und Innovationen schnell auf die Straße zu bringen. Ihre Grundhaltung ist veränderungsorientiert und dynamisch, die Arbeitsweise stark projektorientiert.
- Die Logik des IT-Betriebs: Die IT-Fachabteilung hingegen trägt die Verantwortung für Stabilität, IT-Sicherheit und eine hohe Effizienz und Effektivität im laufenden Betrieb. Ihre Aufgabe ist es, Systeme zu konsolidieren, Wildwuchs zu vermeiden und Infrastrukturen zu standardisieren, um Support und Management überhaupt leisten zu können.
Trifft der Innovationsdrang der Stabsstelle auf das Stabilitätsgebot der IT, sind Reibungsverluste, Zielkonflikte und als Konsequenz vielerorts auch menschliche Spannungen im Verwaltungsalltag vorprogrammiert. Das Ergebnis: Abstimmungsschleifen zogen sich in die Länge, und Konflikte landeten regelmäßig auf den nächsten Eskalationsebenen, bis hin zur Behördenleitung.
Die Lösung: Gemeinsame Führung und Organisation anstatt funktionaler Trennung
Die Reorganisation unter dem Dach einer gemeinsamen IT-Abteilung löst diesen Knoten als Zielkonflikt ein Stück weit auf, wenn er zielführend umgesetzt wird. Wenn IT-Betrieb und Digitalisierung als spezialisierte Teams oder Sachgebiete innerhalb einer Struktureinheit arbeiten, verändert sich die Dynamik grundlegend:
- Harmonisierung im Kern: Unterschiedliche Ziellogiken existieren weiter, aber sie werden im eigenen Bereich harmonisiert und müssen nicht mehr auf übergeordneter Führungsebene eskaliert werden. Sie werden innerhalb der Abteilung direkt ausbalanciert, um nach außen hin eine Sprache sprechen zu können („Zwang zur gemeinsamen Verwantwortung“).
- Eine Sprache nach außen: Gegenüber den Fachämtern tritt die IT als geschlossene Einheit auf – mit einer realistischen Roadmap aus Innovation und Machbarkeit.
- Abbau von Schnittstellen: Doppelarbeiten fallen weg, Kommunikationswege verkürzen sich und Entscheidungen fallen schneller.
- Sichtbarkeit und Austarierung von Neuem und dem Übergang in den laufenden Betrieb. Wenn die Digitalisierung Neues einführt, kann der IT Betrieb gleich von vornherein näher am Projekt agieren, die Dinge passieren nicht „im toten Winkel“ und eine Anpassung der späteren Kapazitäten im IT-Betrieb ist transparenter und frühzeitiger/direkter möglich.
In unserer Beratungspraxis zeigt sich immer wieder: Diese Zusammenführung schafft die notwendige Balance zwischen technischer Stabilität und digitaler Transformation. Sie verschlankt Führungs- und Koordinationsaufwand in der Verwaltung.
Möchten auch Sie Ihre IT-Struktur und Digitalisierungsorganisation auf den Prüfstand stellen?
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wie Ihre IT-Landschaft und Ihre Aufbauorganisation optimal für die Zukunft aufgestellt werden können. Melden Sie sich gern unverbindlich für einen ersten Austausch:
Dr. Dino André Schubert, MBA
OptiSo Public Sector Consulting GmbH
📩 organisationsberatung@optiso-consult.de
📞 +49 531 61565783 (Zentrale)
