Ein Beitrag für Führungskräfte, Personaldezernate und Kämmereien in Kommunen und öffentlichen Einrichtungen.
Die Bundesregierung plant im Rahmen der kommenden Steuerreform ab dem 1. Januar 2027 spürbare Anpassungen bei der Besteuerung von geringfügiger Beschäftigung: Die Pauschalsteuer für Minijobs soll von bislang 2 % auf 5 % erhöht werden. Während der Fokus der medialen Berichterstattung meist auf der privaten Wirtschaft liegt, trifft diese Änderung auch die öffentliche Verwaltung an zentralen Schnittstellen.
Ob Reinigungskräfte an Schulen, Saisonkräfte im Bauhof und bei der Grünflächenpflege, Aushilfen in Bäderbetrieben oder Hausmeistervertretungen – viele Kommunen und öffentlich-rechtliche Institutionen greifen auf Minijobs zurück, um Leistungsspitzen abzufangen oder flexible Serviceangebote aufrechtzuerhalten.
Was bedeutet die geplante Anhebung konkret für kommunale Haushalte, Personalprozesse, Buchhaltung und HR-Strategien? Ein Blick auf die Szenarien und Handlungsfelder ab 2027.
1. Auswirkung auf die Haushalte: Steigende Personalnebenkosten und Budgetdruck
Die Anhebung der Pauschalsteuer von 2 % auf 5 % bedeutet eine Verzweieinhalbfachung der pauschalen Lohnsteuerbelastung.
- Kostensteigerung auf Arbeitgeberseite: Da im öffentlichen Dienst sowie bei Kommunen die Pauschalsteuer im Regelfall vollumfänglich vom Arbeitgeber übernommen wird, steigen die effektiven Personalnebenkosten für Minijobber direkt an.
- Typische Einsatzbereiche im öffentlichen Sektor:
- Bauhof & Nachmittagsbetreuung: Saisonale Verstärkungen bei Grünpflege, Winterdienst oder Ganztagsbetreuung.
- Gebäudemanagement: Reinigungspersonal in Kindertagesstätten, Schulen und Verwaltungsgebäuden.
- Kultur & Freizeit: Kassen- und Aufsichtskräfte in Museen, Theaterbetrieben oder Freibädern.
- Kumulierter Effekt: Auch wenn der Betrag pro Einzelfall gering wirken mag, summiert sich die Erhöhung über das Haushaltsjahr bei einer Vielzahl von Minijobs deutlich. In Zeiten ohnehin angespannter kommunaler Finanzen müssen Kämmereien diese Steigerungen in den Haushaltsplanungen für 2027/2028 frühzeitig abbilden und entsprechende Budgetansätze anpassen.
2. Bürokratie und Prüfungsaufwand in der Personalabteilung
Neben der reinen Kostenkomponente bringt die geplante Reform organisatorische Herausforderungen mit sich:
- Arbeitsvertragliche Prüfung: Theoretisch erlaubt das Arbeitsrecht eine Überwälzung der Pauschalsteuer auf Arbeitnehmer. Im öffentlichen Dienst (TVöD / TV-L / Dienstvereinbarungen) ist dies jedoch oft weder praktikabel noch attraktiv, da geringfügig Beschäftigte im öffentlichen Sektor im Wettbewerb um Arbeitskräfte nicht schlechter gestellt werden dürfen. Personalabteilungen müssen bestehende Musterverträge und Dienstvereinbarungen prüfen.
- Grenzwerte im Blick behalten: Mit dem Anstieg der Steuer- und Beitragslasten sowie den Dynamisierungen der Minijob-Grenzbelegungszahlen steigt das Risiko ungewollter Überschreitungen (Geringfügigkeitsgrenze).
- Mögliche Vollsozialversicherungspflicht: Die Rentenkommission der Bundesregierung diskutiert parallel, Minijobs stärker in die allgemeine Sozialversicherung einzubeziehen. Sollte dies im Zuge der Rentenreform umgesetzt werden, erhöht sich der Anmelde-, Melde- und Nachweisaufwand für das HR-Management drastisch.
3. Aufgaben und Anpassungsbedarf in Finanzwesen und Buchhaltung
Die Umstellung erfordert eine fristgerechte Anpassung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung und im Lohnabrechnungssystem:
- Systemkonfiguration (HR- & ERP-Software): Die Abrechnungssysteme (z. B. SAP HCM, LOGA, DATEV) müssen zum Stichtag 01.01.2027 fehlerfrei auf den neuen Steuersatz von 5 % umgestellt sein.
- Anpassung der Kostenleistungsrechnung (KLR): In kostenrechnenden Einrichtungen (z. B. Abfallwirtschaft, Eigenbetriebe, Bäder) verschieben sich die Stundensätze und Kalkulationsgrundlagen. Gebührenrechnungen müssen ggf. neu kalkuliert werden.
- Finanzplanungs-Szenarien: Die Buchhaltung muss dem Kämmereiamt zeitnah hochgerechnete Ist-Zahlen liefern, um die Mehrausgaben für das Planjahr 2027 abzusichern.
4. Strategische Handlungsoptionen für Personalleitungen
Um Überraschungen ab 2027 zu vermeiden, sollten Führungskräfte und Personalleitungen der öffentlichen Verwaltung bereits jetzt folgende Schritte einleiten:
- Bestandsaufnahme durchführen: Wie viele Minijobber sind in welchen Ämtern, Regiebetrieben und Dienststellen beschäftigt? Wie hoch ist das jährliche Bruttolohnvolumen in diesem Segment?
- Finanzielle Folgen quantifizieren: Errechnen Sie die konkreten Mehrkosten der Erhöhung von 2 % auf 5 % für Ihren Jahreshalt.
- Alternativen prüfen (Teilzeit vs. Minijob): Lohnt sich die Bündelung von Minijobs zu sozialversicherungspflichtigen Teilzeitstellen (Midijob / Übergangsbereich)? Dies kann nicht nur die Arbeitgeberattraktivität steigern, sondern auch die Bindung von Fach- und Hilfskräften im öffentlichen Dienst stärken.
- Gesetzgebungsverfahren verfolgen: Der Entwurf muss noch Bundestag und Bundesrat passieren. Behalten Sie die endgültigen Beschlüsse und Fristen im Blick.
Fazit
Die Erhöhung der Pauschalsteuer für Minijobs fordert die öffentliche Verwaltung gleich an mehreren Fronten: Finanzielle Mehrbelastungen treffen auf veränderten administrativen Aufwand. Wer als Personalleitung oder Führungskraft die Weichen frühzeitig stellt und die Haushalts- und Abrechnungsprozesse vorausschauend anpasst, sichert die Reibungslosigkeit des Dienstbetriebs auch über das Reformjahr 2027 hinaus.
