Seit dem 1. Januar 2026 gelten für kommunale Vergaben in Nordrhein-Westfalen neue Spielregeln. Mit § 75a GO NRW hat das Land das bisherige, vergleichsweise stark formalisierte Regelwerk im Unterschwellenbereich deutlich zurückgenommen. UVgO und VOB/A sind für Kommunen unterhalb der EU-Schwellenwerte nicht mehr allein aufgrund landesrechtlicher Vorgaben verbindlich anzuwenden. An ihre Stelle tritt ein wesentlich schlankerer gesetzlicher Rahmen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass kommunale Beschaffung nun weitgehend regellos erfolgen kann. Im Gegenteil: § 75a GO NRW nennt ausdrücklich die Maßstäbe, an denen sich die Vergabe messen lassen muss. Öffentliche Aufträge sind wirtschaftlich, effizient und sparsam sowie unter Beachtung von Gleichbehandlung und Transparenz zu vergeben. Die Reform verschiebt damit den Schwerpunkt: weniger vorgegebene Verfahrensschritte, dafür mehr Verantwortung für die konkrete Gestaltung und deren Dokumentation.
Markterkundung wird wichtiger
Gerade weil feste Verfahrensvorgaben zurücktreten, gewinnt die Vorbereitung einer Beschaffung an Bedeutung. Wer beurteilen möchte, ob ein Angebot wirtschaftlich ist, muss zunächst eine Vorstellung davon haben, was der Markt bietet und welches Preisniveau realistisch ist.
Eine angemessene Markterkundung kann deshalb künftig eine noch größere Rolle spielen. Wie intensiv sie ausfallen muss, hängt vom jeweiligen Auftrag ab. Bei einer marktüblichen Standardleistung werden regelmäßig weniger Ermittlungen erforderlich sein als bei einer komplexen IT-Beschaffung oder einer Spezialleistung mit wenigen Anbietern.
Entscheidend ist, dass die Überlegungen nachvollziehbar bleiben. Welche Marktinformationen lagen vor? Welche Unternehmen oder Vergleichspreise wurden herangezogen? Wie wurde der geschätzte Auftragswert ermittelt? Eine kurze, aber aussagekräftige Dokumentation kann hier mehr wert sein als umfangreiche Formalitäten.
Mehr Flexibilität bedeutet nicht weniger Transparenz
Auch bei der Durchführung des Verfahrens eröffnet § 75a neue Spielräume. Viele Vorgaben, die bislang aus UVgO, VOB/A oder den früheren kommunalen Vergabegrundsätzen abgeleitet wurden, gelten nicht mehr automatisch.
Das betrifft beispielsweise die formale Angebotsöffnung. § 75a selbst verlangt weder eine bestimmte Öffnungskommission noch einen ritualisierten Eröffnungstermin. Trotzdem muss später zweifelsfrei nachvollziehbar sein, wann Angebote eingegangen sind, wer Zugriff darauf hatte und wie mit ihnen umgegangen wurde. Elektronische Vergabeplattformen können deshalb gerade in einem flexibleren System wertvoll sein: Zeitstempel, Kommunikationsverläufe und Änderungen lassen sich sauber dokumentieren.
Die neue Freiheit sollte also nicht mit einem Verzicht auf Struktur verwechselt werden. Gerade weil weniger zwingende Verfahrensregeln bestehen, muss die Kommune selbst dafür sorgen, dass Gleichbehandlung und Transparenz jederzeit erkennbar gewahrt bleiben.
Nachverhandlungen: möglich, aber nicht beliebig
Besonders interessant ist die größere Flexibilität im Umgang mit Angeboten. Das frühere Unterschwellenvergaberecht war stark von formalen Ausschlussgründen geprägt. Unter § 75a GO NRW steht stärker die Frage im Mittelpunkt, ob ein wirtschaftliches und sachgerechtes Ergebnis erreicht werden kann.
Damit können auch Aufklärungen, Nachforderungen und – bei entsprechender Verfahrensgestaltung – Verhandlungen eine größere Rolle spielen. Ein fehlender Nachweis oder eine Unklarheit muss deshalb nicht zwangsläufig sofort das Ende eines Angebots bedeuten.
Ein Freibrief ist dies jedoch nicht. Wer einem Unternehmen Gelegenheit zur Ergänzung, Erläuterung oder Überarbeitung gibt, muss vergleichbare Fälle grundsätzlich auch vergleichbar behandeln. Zudem dürfen Nachverhandlungen nicht so geführt werden, dass einzelne Bieter ohne sachlichen Grund einen Informations- oder Wettbewerbsvorteil erhalten.
Gerade hier zeigt sich der Kern der Reform: Nicht ein möglichst umfangreicher Katalog formaler Ausschlussgründe sorgt für Rechtssicherheit, sondern ein nachvollziehbares und gleichbehandelndes Vorgehen.
Die Vergabeakte wird wichtiger – nicht unwichtiger
§ 75a GO NRW reduziert Formalismus, aber nicht die Notwendigkeit, Entscheidungen erklären zu können. Warum wurden gerade diese Unternehmen angesprochen? Warum war ein Angebot wirtschaftlich? Weshalb wurde nachverhandelt? Warum wurde ein bestimmtes Unternehmen ausgewählt?
Je größer der Entscheidungsspielraum, desto wichtiger wird die Antwort auf diese Fragen.
Eine gute Vergabeakte sollte deshalb nicht lediglich dokumentieren, was passiert ist. Sie sollte auch erkennen lassen, warum die Vergabestelle so gehandelt hat. Dies ist vor allem dann entscheidend, wenn vom zunächst geplanten Vorgehen abgewichen oder mit einzelnen Marktteilnehmern über Angebote gesprochen wurde.
Vorsicht bei eigenen kommunalen Regeln
Ein weiterer Punkt darf bei der Umsetzung nicht übersehen werden: Kommunen können sich weiterhin eigene Vorgaben für ihre Vergaben geben. § 75a Abs. 2 GO NRW setzt dafür allerdings eine wichtige Grenze. Regelungen, welche die Durchführung von Vergaben einschränken, dürfen nur durch Satzung beschlossen werden. Eine bloße Dienst- oder Geschäftsanweisung reicht für zusätzliche Beschränkungen daher nicht aus. Reine organisatorische Regelungen können dagegen weiterhin verwaltungsintern getroffen werden.
Kommunen sollten ihre bisherigen Vergabedienstanweisungen deshalb kritisch daraufhin überprüfen, welche Regelungen lediglich interne Zuständigkeiten und Abläufe organisieren und welche tatsächlich zusätzliche vergaberechtliche Bindungen schaffen. Der Städte- und Gemeindebund NRW sowie die gpaNRW haben hierfür Muster und Orientierungshilfen veröffentlicht.
Fazit
§ 75a GO NRW schafft deutlich mehr Bewegungsfreiheit für kommunale Beschaffungen. Diese Freiheit kann Verfahren vereinfachen, beschleunigen und stärker an der tatsächlichen Beschaffungssituation ausrichten.
Sie verlangt aber auch ein Umdenken. Rechtssicherheit entsteht künftig weniger dadurch, dass eine Vielzahl formaler Einzelschritte abgearbeitet wird. Entscheidend ist vielmehr, dass die Kommune ihr Verfahren sachgerecht gestaltet, Unternehmen gleichbehandelt, Wettbewerb ermöglicht und ihre Entscheidungen nachvollziehbar begründet.
Oder kürzer gesagt: Weniger Form bedeutet nicht weniger Vergaberecht. Es bedeutet mehr Verantwortung dafür, das Verfahren im konkreten Einzelfall richtig zu gestalten.
