In vielen Einrichtungen des öffentlichen Dienstes – insbesondere in Rettungsdiensten, Pflegeheimen, der Feuerwehr sowie im Schicht- und Wechseldienst – hielt sich hartnäckig die Praxis, Erholungsurlaub pauschal auf Basis von Kalendertagen statt auf Basis von tatsächlichen Arbeitstagen zu berechnen.
Damit ist nun höchstrichterlich Schluss: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem grundlegenden Urteil klargestellt, dass Urlaubsansprüche und deren Erfüllung stets arbeitstagbezogen zu ermitteln sind (BAG, Urteil vom 19.08.2025 – 9 AZR 216/24).
Für Personalverantwortliche und Führungskräfte in der öffentlichen Verwaltung bedeutet diese Entscheidung akuten Handlungsbedarf bei Dienstplangestaltung, Urlaubsverwaltung und Payroll-Prozessen.
Der Fall aus der Praxis: Rettungsdienst im TVöD (VKA)
Geklagt hatte ein seit Jahrzehnten beschäftigter Notfallsanitäter eines kommunalen Rettungsdienstes im Geltungsbereich des TVöD-V (VKA). Um die komplexen Schichtmodelle (inklusive 24-Stunden-Diensten) vereinfacht abzubilden, rechnete der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch auf der Grundlage einer Siebentagewoche ab.
Daraus ergab sich auf dem Papier ein vermeintlich hoher Urlaubsanspruch von 42 Kalendertagen pro Jahr (statt der regulären 30 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche gem. § 26 Abs. 1 Satz 2 TVöD). Im Gegenzug verlangte der Arbeitgeber jedoch, dass der Beschäftigte auch für freie Tage, gesetzliche Feiertage sowie den 24. und 31. Dezember Urlaubstage einsetzen musste, wenn diese in einen gewählten Urlaubszeitraum fielen – völlig unabhängig davon, ob der Notfallsanitäter nach dem konkreten Schichtplan an diesen Tagen überhaupt zur Arbeit eingeteilt war.
Als das Urlaubskonto für Tage belastet wurde, an denen er nach dem Dienstplan ohnehin arbeitsfrei gehabt hätte, forderte der Notfallsanitäter die Gutschrift der abgezogenen Tage.
Die Kernaussagen des Bundesarbeitsgerichts
Das BAG folgte der Argumentation des Arbeitgebers nicht und stellte maßgebliche Rechtsgrundsätze klar:
- Kein Urlaub ohne Arbeitspflicht: Die Erfüllung eines Urlaubsanspruchs setzt zwingend voraus, dass der Arbeitnehmer von einer bestehenden Arbeitsleistungspflicht freigestellt wird. War der Beschäftigte an einem Tag (oder Feiertag) nach dem Dienstplan ohnehin planmäßig frei, besteht keine Arbeitspflicht, die aufgeboben werden könnte. Ein Urlaubstag kann an solchen Tagen rechtlich nicht verbraucht werden (§ 3 Abs. 1 BUrlG i. V. m. § 26 TVöD).
- Feiertagsregelung und TVöD: Gesetzliche Feiertage sowie der 24. und 31. Dezember (§ 6 Abs. 3 TVöD) stehen für eine Urlaubserteilung grundsätzlich nur dann zur Verfügung, wenn der Arbeitnehmer an diesen Tagen nach dem Dienstplan konkret zur Dienstleistung verpflichtet gewesen wäre (z. B. im zulässigen Schichtdienst nach § 10 ArbZG).
- Rechtswidrigkeit des Kalendertagsmodells: Ein Abrechnungsmodell, das pauschal von einer Siebentagewoche ausgeht und dadurch Kalendertage statt Arbeitstage als Maßstab ansetzt, verstößt gegen § 26 Abs. 1 Satz 2 und 3 TVöD-V-VKA sowie gegen § 3 Abs. 1 BUrlG. Der Anspruch muss stets anhand der individuell vereinbarten bzw. dienstplanmäßig vorgesehenen Arbeitstage berechnet werden.
Was bedeutet das Urteil für die öffentliche Verwaltung?
Für Personalämter, Dienststellenleitungen und IT-Verantwortliche ergeben sich aus der Entscheidung wesentliche Handlungserfordernisse:
1. Überprüfung der Software und Zeiterfassungssysteme
Personalverwaltungs- und Dienstplanungs-Software im öffentlichen Dienst müssen daraufhin überprüft werden, ob Urlaubsansprüche intern noch auf Kalendertagsbasis umgerechnet oder abgebucht werden. Algorithmen müssen zwingend auf die Berechnung nach tatsächlichen Arbeitstagen (Tagesprinzip) umgestellt werden.
2. Korrektur fehlerhafter Urlaubskonten
Sollten in der Vergangenheit Urlaubstage für dienstplanmäßig freie Tage oder Feiertage abgebucht worden sein, sind Reklamationen der Beschäftigten zu erwarten. Dienstpläne früherer Jahre dienen hierbei als maßgeblicher Nachweis. Eine Prüfung schützt Dienststellen vor rechtlichen Auseinandersetzungen, insbesondere beim Ausscheiden von Beschäftigten (Stichwort: Urlaubsabgeltung).
3. Transparenz in der Kommunikation
Führungskräfte im Schichtdienst (z. B. Rettungsdienstleiter, Pflegedienstleiter, Wachabteilungsleiter) sollten zeitnah geschult werden. Die Umstellung von z. B. 42 „Kalendertagen“ auf 30 „Arbeitstage“ kann bei Beschäftigten fälschlicherweise als Kürzung wahrgenommen werden – hier bedarf es klarer Aufklärung, dass der reale Erholungswert durch den Wegfall des Abzugs an freien Tagen identisch bleibt bzw. geschützt wird.
Fazit
Das BAG-Urteil (9 AZR 216/24) schafft rechtliche Klarheit und beendet intransparente Pauschalierungsmodelle im Schichtdienst. Für die öffentliche Verwaltung gilt ab sofort: Urlaub gibt es nur für Tage, an denen ohne Urlaub gearbeitet werden müsste. Personalbereiche sollten ihre Prozesse umgehend anpassen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten.
