Wer Post von einer Behörde bekommt, braucht oft Geduld. Nicht wegen des Inhalts allein, sondern wegen der Sprache. Lange Sätze, viele Hauptwörter, juristische Begriffe und Formulierungen, die im Alltag kaum jemand verwendet: Das klassische Amtsdeutsch ist für viele Bürgerinnen und Bürger eine Hürde. Dabei entscheidet gerade die Verständlichkeit darüber, ob Menschen ihre Rechte kennen, Pflichten erfüllen und Verwaltungsentscheidungen nachvollziehen können.
Doch Verwaltungssprache wird zunehmend als Teil von Bürgernähe verstanden. Der Dienstleistungsgedanke soll nicht nur bei Öffnungszeiten, Online-Services oder Bearbeitungszeiten gelten, sondern auch bei der Frage, wie Behörden mit Menschen kommunizieren. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, komplizierte Verwaltungstexte in verständlichere Sprache zu übertragen.
Studie zur Bürgernähe von Behörden
Dass Handlungsbedarf besteht, zeigt eine Studie des H & H Communication Lab aus dem Jahr 2024. Untersucht wurden unter anderem Websites großer deutscher Städte, Bundesministerien, öffentlich-rechtlicher Körperschaften und verbrauchernaher Behörden. Das Ergebnis: Viele Texte sind für Laien schwer verständlich. Städte schnitten mit durchschnittlich 9 von 16 Punkten noch am besten ab. Behördenportale kamen nur auf 4,6 Punkte, Ministerien auf 5,3 Punkte und Körperschaften des Bundes auf 5,7 Punkte.
Die Herausforderungen: Schreibgewohnheiten, Klarheit, Zielgruppen
Das Problem liegt nicht allein in schlechter Schreibgewohnheit. Verwaltung muss rechtlich korrekt sein. Bescheide, Hinweise und Informationsseiten dürfen nicht so stark vereinfacht werden, dass Inhalt, Voraussetzungen oder Rechtsfolgen unklar werden. Genau darin liegt die Herausforderung: Bürgerinnen und Bürger sollen verstehen, worum es geht, ohne dass die Verwaltung juristische Präzision verliert.
Hinzu kommt: Die öffentliche Verwaltung kann sich ihre Zielgruppe nicht aussuchen. Ein Unternehmen kann Sprache auf bestimmte Kundengruppen zuschneiden. Eine Behörde muss alle erreichen: Menschen mit hoher Bildung, Menschen mit geringen Deutschkenntnissen, ältere Personen, junge Antragsteller, Menschen mit Behinderung, Selbstständige, Arbeitnehmer, Familien und Unternehmen. Verwaltungssprache muss deshalb nicht besonders schlicht, sondern besonders klar sein.
Unterstützung durch Künstliche Intelligenz?
KI-gestützte Sprachtools können hier nützlich sein. Sie analysieren Texte, erkennen typische Muster des Amtsdeutsch und schlagen verständlichere Formulierungen vor. Grundlage dafür sind Verfahren wie Natural Language Processing und große Sprachmodelle. Wichtig ist dabei, dass solche Werkzeuge nicht nur „vereinfachen“, sondern den Sinn des Ausgangstextes erhalten. Gerade bei Bescheiden, Anträgen oder Hinweisen zu Fristen darf kein entscheidender Inhalt verloren gehen.
Zu den Lösungen, die bereits im Umfeld der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden, gehören etwa F13 von Aleph Alpha in Baden-Württemberg, Assistent.iQ, VBG-KlarText, SUMM AI sowie lokale Chatbots in Städten wie Berlin, Koblenz, Gelsenkirchen oder Bremerhaven. Sie sollen Texte zusammenfassen, bürgerfreundlicher formulieren, in Leichte Sprache übertragen oder Fragen einfacher beantworten.
Wo die KI (noch) an ihre Grenzen stößt
Trotzdem ersetzt KI keine sorgfältige Verwaltungsarbeit. Sie kann Entwürfe verbessern, Formulierungen vorschlagen und Sprachbarrieren senken. Die Verantwortung bleibt aber bei der Behörde. Ein KI-Vorschlag muss geprüft werden: Ist der Text vollständig? Stimmen die rechtlichen Aussagen? Wird ein Fachbegriff richtig erklärt? Sind Fristen, Voraussetzungen und Folgen eindeutig beschrieben? Verständlichkeit darf nicht zu Lasten der Verbindlichkeit gehen.
Bürgernähe von Beginn an herstellen
Das heißt: Bürgernahe Sprache sollte nicht erst am Ende eines Digitalisierungsprojekts mitgedacht werden. Sie gehört von Anfang an dazu. Formulare, Online-Dienste, Bescheide und Informationsseiten sollten so gestaltet sein, dass Menschen sie ohne zusätzliche Erklärung verstehen können. Kurze Sätze, eine klare Gliederung, aktive Sprache und erklärte Fachbegriffe helfen oft mehr als jede technische Neuerung.
Gerade in der digitalen Verwaltung wird verständliche Sprache noch wichtiger. Wer einen Antrag online stellt, hat nicht immer eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter vor sich, der Rückfragen sofort klärt. Unklare Texte führen dann zu Fehlern, Nachfragen, Frust und zusätzlicher Arbeit in der Verwaltung. Verständliche Sprache ist deshalb kein nettes Extra, sondern ein Beitrag zu effizienteren Verfahren.
KI als Katalysator
Der Einsatz von KI kann diesen Wandel beschleunigen. Richtig eingesetzt, macht sie aus komplizierten Texten keine beliebigen Werbetexte, sondern verständlichere Verwaltungskommunikation. Entscheidend ist ein kluger Rahmen: Datenschutz, fachliche Kontrolle, klare Zuständigkeiten und ein Bewusstsein dafür, dass Sprache Vertrauen schafft oder zerstört.
Bürgernahe Verwaltung beginnt nicht erst am Schalter und nicht erst im Online-Portal. Sie beginnt mit dem ersten Satz, den jemand liest. Wer verstanden werden will, muss verständlich schreiben. Genau darin liegt eine der wichtigsten Aufgaben moderner Verwaltung.
