Was die Stadt Winsen (Luhe) aus ihrer Feedback-Runde 2024 mitnimmt und worauf es bei der nächsten Welle ankommt.
2024 hat die Stadt Winsen (Luhe) offen gefragt – 199 Zuschriften, ein Freitextfeld, zehn Themencluster. Das Engagement war groß, aber das Format kommt an seine Grenzen: keine Vergleichbarkeit zwischen Bereichen, keine Zeitreihe, keine dezidierte Ableitung und Evaluation von Maßnahmen.
OptiSo hat dazu mit der Abteilung Personal ein Training zum Thema Erstellung und Durchführung einer wiederkehrenden Mitarbeiterbefragung durchgeführt.
Für den nächsten „Lauf“ ist der Wechsel zur strukturierten, wiederkehrenden Mitarbeiterbefragung geplant. Was dabei zählt und was wir erarbeitet haben:
1. Die Themen und das Ziel bestimmen (was will ich messen?)
Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, Team-Klima, psychosoziale Belastung, Personalentwicklung. Das sind die wesentlichen Themen, die für die Stadtverwaltung sinnvoll sind, um zu überprüfen „wo der Schuh“ drückt, und ob bisherige Maßnahmen angenommen wurden, oder nicht.
In der Schulung haben wir verdeutlicht und gemeinsam erarbeitet, warum es oft sinnvoll ist, vorhandene Skalen (Fragen/Antworten) zu nutzen, anstatt „das Rad neu zu erfinden“. Daher ist es besser vorhandene Instrumente an die eigene Sprache anpassen. Es geht hierbei um die sog. wissenschaftliche Validität, also die Messung der richtigen Sachverhalte. Auch wenn es eine Praxisbefragung wird, so ist es unverzichtbar, nicht einfach irgendwas abzufragen.
Weniger ist Mehr! Mehr Konstrukte und Skalen machen den Bogen nicht klüger, sondern nur länger. Und wenn die Beantwortungszeit über 10 Minuten hinausgeht, dann sinkt die Teilnahmequote und es steigt die Abbrecherquote.
2. 5er-Likert mit Doppelskala
Für die inhaltlichen Fragen haben wir als Rahmen so etwa 12-15 Fragen gesetzt. Hierbei lohnt sich eine sogenante Doppelskala aus dem Marketing (Martilla & James, 1977): einmal Wichtigkeit, einmal Zufriedenheit. Das Ergebnis lässt sich in eine Vier-Felder-Matrix übersetzen und macht Handlungsfelder sofort sichtbar. Die Skala sollte eine sogenannte Likert-Skala (z.B. von 1 bis 5) sein, damit man den Antwortenden eine Differenzierung ermöglicht. Solche Skalen kann man für die spätere statistische Auswertung auch sehr vielseitig auswerten und miteinander in Beziehung setzen (z.B. hohe Belastung geht mit sinkender Motivation einher usw.).
3. Die Befragung steht nicht allein
Sie wirkt im Verbund mit anderen Instrumenten der Personal- und Organisationsentwicklung, z.B. Mitarbeitergesprächen, Onboarding, BGM, Führungskräfteentwicklung und Personalcontrolling-Kennzahlen – im klassischen Managementkreislauf (PDCA-Kreislauf von Deming).
4. Anonymität und Befragungsethik sind wichtig
Eine differenzierte Auswertung für zu kleine Organisationseinheiten (z.B. < 7 Personen) sollte aufgrund der Anonymität nicht durchgeführt werden. Ebenso sollte der Datensatz immer bei der Personalabteilung verbleiben. Die Anonymität ist ein hohes Gut. Eine sachliche Zusammenarbeit zwischen Personalrat und Dienststelle ist wichtig, denn eine Befragung kann die Ziele beider Seiten abdecken, wenn man diese in den Vordergrund stellt.
5. Ableitung von Maßnahmen und Rückmeldung an die Mitarbeiter/innen
Durch die Doppelskala und auch die Möglichkeit die Fragen miteinander in Verbindung zu setzen, können aus der Befragung Maßnahmen abgeleitet werden. Die Ergebnisse und die geplanten Maßnahmen sollten den Mitarbeiter/innen nach der Befragung präsentiert werden, um die Authentizität und das Vertrauen in die Befragung zu ermöglichen. Eine Mitarbeiterbefragung „muss“ zum etablierten Werkzeug werden, um nachhaltig ernsthafte Rückmeldungen zu bekommen. Da die Stadt Winsen (Luhe) die Befragung alle zwei Jahre durchführen möchte, um eine Vergleichbarkeit und ein Stimmungsbild zu erhalten, ist dies sehr wichtig.
Zum Ende des Seminars hat die Firma OptiSo einenEntwurf für einen Fragebogen als Diskussionsgrundlage erstellt, die in der nächsten Zeit hausintern abgestimmt werden kann.
Haben auch Sie Interesse daran, eine Mitarbeiterbefragung „aufzusetzen“ oder sind Sie auf der Suche nach einem kompetenten Partner für die Durchführung Ihrer Befragung?
Sprechen Sie mich gerne direkt an
Dr. Dino André Schubert MBA
OptiSo Public Sector Consulting GmbH
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