Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz: Anforderungen, Organisation und Personalbedarf für Kommunen
Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wurde die europäische Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 in deutsches Recht umgesetzt. Für Kommunen, Landkreise, Zweckverbände und andere öffentliche Dienststellen bedeutet dies, dass Hinweisgeber wirksam geschützt und interne Meldestrukturen rechtskonform eingerichtet werden müssen.
Viele Verwaltungen haben zwar bereits eine Meldestelle eingerichtet oder eine Softwarelösung beschafft. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem besteht jedoch aus weit mehr als einer technischen Plattform. Es erfordert klare organisatorische Zuständigkeiten, rechtssichere Prozesse, geschulte Führungskräfte und ausreichend personelle Ressourcen.
Für Verwaltungsleitungen stellt sich daher nicht mehr die Frage, ob ein Hinweisgebersystem eingerichtet werden muss, sondern wie dieses dauerhaft und praxistauglich organisiert werden kann.
Seit wann gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Die europäische Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 hätte von den Mitgliedstaaten bereits bis zum 17. Dezember 2021 umgesetzt werden müssen. Deutschland hat die Vorgaben mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt, das am 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist.
Seit diesem Zeitpunkt sind öffentliche Beschäftigungsgeber grundsätzlich verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und die gesetzlichen Anforderungen an Vertraulichkeit, Dokumentation und Verfahrensabläufe einzuhalten. Anders als für Teile der Privatwirtschaft bestehen für öffentliche Arbeitgeber grundsätzlich keine vergleichbaren Übergangsregelungen aufgrund der Beschäftigtenzahl. Die Einrichtung einer internen Meldestelle gehört daher heute bereits zu den organisatorischen Anforderungen einer rechtskonformen Verwaltung.
Die wichtigsten Rechtsgrundlagen
Für Kommunalverwaltungen sind insbesondere folgende Vorschriften relevant:
- Richtlinie (EU) 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden
- Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- jeweilige Landesdatenschutzgesetze
- Bundespersonalvertretungsgesetz bzw. Landespersonalvertretungsgesetze
- Beamtenstatusgesetz (Verschwiegenheitspflichten der Beamten)
- gegebenenfalls Korruptionsbekämpfungsgesetze der Länder
Welche Kommunen und Dienststellen sind betroffen?
Die Verpflichtungen des Hinweisgeberschutzgesetzes betreffen grundsätzlich alle öffentlichen Beschäftigungsgeber. In Bezug auf den kommunalen Sektor gehören hierzu insbesondere
- Städte
- Gemeinden
- Samtgemeinden
- Verbandsgemeinden
- Verwaltungsgemeinschaften
- Landkreise
- Zweckverbände
- Eigenbetriebe
- kommunale Anstalten des öffentlichen Rechts
- sonstige öffentliche Einrichtungen.
Gerade in Kommunalverwaltungen können Hinweise beispielsweise Korruptionsverdacht, Vergabeverstöße, Untreue, Datenschutzverstöße, Arbeits- und Gesundheitsschutz oder sonstige Rechtsverstöße betreffen. Ein funktionierendes Hinweisgebersystem dient daher nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern auch der frühzeitigen Risikoerkennung und dem Schutz der Verwaltung.
Welche Aufgaben übernimmt die interne Meldestelle?
Die interne Meldestelle ist weit mehr als eine Annahmestelle für Beschwerden.
Zu ihren gesetzlichen Aufgaben gehören insbesondere:
- Entgegennahme schriftlicher und mündlicher Hinweise
- Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen
- Prüfung der Zuständigkeit
- Plausibilitätsprüfung des Sachverhalts
- Bewertung möglicher Rechtsverstöße
- Einleitung geeigneter Folgemaßnahmen
- Koordination interner Untersuchungen
- Einbindung zuständiger Fachbereiche
- Information der Hinweisgebenden innerhalb der gesetzlichen Fristen
- vollständige Dokumentation des Verfahrens
- Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
- Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Damit übernimmt die Meldestelle eine zentrale Funktion innerhalb des Compliance- und Risikomanagements einer Verwaltung.
Wie sollte die Organisation aussehen?
Ein Hinweisgebersystem sollte organisatorisch unabhängig und vertrauenswürdig ausgestaltet sein.
Bewährt hat sich eine Zuordnung beispielsweise zu
- einer Compliance-Stelle,
- dem Rechnungsprüfungsamt,
- dem Rechtsamt,
- einer zentralen Stabsstelle,
- einer Innenrevision oder
- einer speziell eingerichteten Meldestelle.
Von einer unmittelbaren Zuordnung zum Personalamt wird häufig abgeraten, da dort Interessenkonflikte entstehen können. Ebenso kritisch ist die Ansiedlung innerhalb eines Fachbereichs, der selbst Gegenstand möglicher Meldungen sein könnte.
Neben einer fachlich geeigneten Besetzung sind Vertretungsregelungen, Zugriffsberechtigungen und eine organisatorische Unabhängigkeit sicherzustellen.
Welche Prozesse müssen definiert werden?
Ein rechtssicheres Hinweisgebersystem umfasst mindestens folgende Prozessschritte:
- Eingang der Meldung
- Eingangsbestätigung
- Prüfung der Zuständigkeit
- Plausibilitätsprüfung
- Risikobewertung
- Entscheidung über Folgemaßnahmen
- Durchführung interner Untersuchungen
- Dokumentation aller Maßnahmen
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person
- Archivierung und datenschutzkonforme Löschung.
Alle Prozessschritte sollten in einer Dienstanweisung oder Verfahrensbeschreibung (z.B. Dienstanweisung Compliance und Hinweisgeberschutz) eindeutig geregelt sein.
Welche technischen Anforderungen bestehen?
Neben der Organisation benötigen Kommunen geeignete technische Lösungen.
Hierzu gehören insbesondere:
- digitale Hinweisgeberplattform oder sicheres Meldesystem
- verschlüsselte Kommunikationswege
- vertrauliche Dokumentation
- rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
- revisionssichere Archivierung
- Datenschutz- und Löschkonzepte
- Vertretungsregelungen
- Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsschritte.
Eine einfache Funktions-E-Mail-Adresse erfüllt diese Anforderungen regelmäßig nicht vollständig.
Welche Verantwortung tragen Führungskräfte?
Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle für den Erfolg des Hinweisgebersystems.
Sie sollten insbesondere
- Hinweisgeber ernst nehmen,
- Benachteiligungen verhindern,
- Hinweise nicht eigenständig „unter der Hand“ bearbeiten,
- frühzeitig die interne Meldestelle einbinden,
- Mitarbeitende über Meldewege informieren,
- eine offene Fehler- und Compliance-Kultur fördern.
Gerade Führungskräfte entscheiden häufig darüber, ob Beschäftigte Vertrauen in das Hinweisgebersystem entwickeln oder Missstände künftig lieber verschweigen.
Welche Pflichten haben Mitarbeiter?
Auch Beschäftigte sollten über ihre Rechte und Pflichten informiert werden.
Dazu gehören insbesondere Kenntnisse über
- zulässige Meldegegenstände,
- interne und externe Meldewege,
- Vertraulichkeit,
- Schutz vor Benachteiligung,
- Ablauf eines Hinweisgeberverfahrens,
- Folgen bewusst falscher Meldungen.
Regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen erhöhen sowohl die Akzeptanz als auch die Rechtssicherheit.
Schulungen sind ein zentraler Erfolgsfaktor
In der Praxis empfiehlt sich eine gezielte Schulung für
- Verwaltungsleitung,
- Bereichsleitungen, z.B. Fachbereichs-/Amtsleitungen,
- Personalrat,
- Datenschutzbeauftragte,
- Gleichstellungsbeauftragte,
- Mitarbeiter der internen Meldestelle.
Nur wenn Verantwortlichkeiten und Abläufe bekannt sind, kann das Hinweisgebersystem seine Schutzfunktion erfüllen.
Mit welchem zusätzlichen Personalbedarf ist zu rechnen?
Eine gesetzliche Vorgabe zur Personalausstattung existiert nicht.
Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- Größe der Verwaltung,
- Anzahl der Beschäftigten,
- Organisationsstruktur,
- Anzahl eingehender Hinweise,
- Komplexität der Verfahren,
- vorhandenen Compliance-Strukturen,
- eingesetzter Software.
Aus zahlreichen Organisationsprojekten und veröffentlichten Erfahrungswerten lassen sich folgende Orientierungswerte ableiten:
| Größe der Verwaltung | Beschäftigte | Empfohlener Personalbedarf |
|---|---|---|
| Kleine Kommune | bis 100 | ca. 0,05–0,10 VZÄ |
| Kleinere Kommune | 100–300 | ca. 0,10–0,20 VZÄ |
| Mittlere Kommune | 300–1.000 | ca. 0,20–0,50 VZÄ |
| Größere Kommune | 1.000–3.000 | ca. 0,50–1,00 VZÄ |
| Großverwaltung | über 3.000 | 1,0–2,0 VZÄ oder mehr |
Diese Werte beziehen sich ausschließlich auf den laufenden Betrieb.
Für die Einführung entstehen regelmäßig zusätzliche Aufwände für
- Projektsteuerung,
- Erstellung einer Dienstanweisung,
- Entwicklung der Verfahrensabläufe,
- Beteiligung des Personalrats,
- Datenschutzprüfung,
- Einführung einer Software,
- Schulungen,
- Vertretung,
- interne Kommunikation.
Je nach Ausgangslage ist hierfür mit einem einmaligen Projektaufwand von mehreren Personenwochen bis hin zu einigen Personenmonaten zu rechnen.
Typische Fehler bei der Umsetzung
In der kommunalen Praxis treten häufig dieselben Schwachstellen auf:
- unklare Zuständigkeiten,
- fehlende Vertretungsregelungen,
- keine Dienstanweisung,
- unzureichende Dokumentation,
- mangelnde Schulung der Führungskräfte,
- fehlende Kommunikation gegenüber Beschäftigten,
- unzureichender Datenschutz,
- Vermischung von Personalbeschwerden mit Hinweisgeberverfahren,
- fehlende regelmäßige Evaluation des Systems.
Diese Defizite können nicht nur rechtliche Risiken verursachen, sondern auch das Vertrauen der Beschäftigten nachhaltig beeinträchtigen.
Handlungsempfehlungen für Dienststellenleitungen
Verwaltungsleitungen sollten insbesondere
- organisatorische Zuständigkeiten eindeutig festlegen,
- eine unabhängige interne Meldestelle einrichten,
- Vertretungsregelungen schaffen,
- eine Dienstanweisung verabschieden,
- geeignete technische Lösungen auswählen,
- Datenschutz und IT-Sicherheit frühzeitig einbinden,
- Führungskräfte und Beschäftigte schulen,
- Prozesse dokumentieren,
- das Hinweisgebersystem regelmäßig überprüfen und weiterentwickeln.
Ein professionell eingeführtes Hinweisgebersystem stärkt nicht nur die Rechtssicherheit, sondern verbessert auch Transparenz, Integrität und das Vertrauen innerhalb der Verwaltung.
Fazit
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Es ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Verwaltungsorganisation und eines wirksamen Compliance-Managements. Kommunen sind gefordert, Hinweisgebende wirksam zu schützen, vertrauliche Meldewege bereitzustellen und Verfahren rechtssicher zu organisieren.
Der dauerhafte Personalbedarf ist häufig überschaubar und bewegt sich – abhängig von der Größe der Verwaltung – meist zwischen 0,1 und 0,5 Vollzeitäquivalenten. Der eigentliche Aufwand liegt jedoch in der Einführung, der organisatorischen Verankerung sowie der kontinuierlichen Schulung von Führungskräften und Mitarbeitenden.
Verwaltungen, die den Hinweisgeberschutz frühzeitig professionell umsetzen, erfüllen nicht nur ihre gesetzlichen Verpflichtungen. Sie schaffen zugleich die Grundlage für eine offene Verwaltungskultur, stärken die Integrität der Organisation und können Risiken frühzeitig erkennen und wirksam begrenzen.
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Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes endet nicht mit der Einführung einer Software. Entscheidend sind eine passende Organisationsstruktur, rechtssichere Prozesse und qualifizierte Mitarbeiter.
OptiSo Public Sector Consulting begleitet öffentliche Verwaltungen bei der vollständigen Einführung und Optimierung ihres Hinweisgebersystems.
Unsere Leistungen umfassen unter anderem:
- Analyse des aktuellen Umsetzungsstands
- Entwicklung einer rechtssicheren Organisations- und Prozessstruktur
- Erstellung von Dienstanweisungen und Verfahrensregelungen
- Bemessung des Personalbedarfs für die interne Meldestelle
- Auswahl und Bewertung geeigneter Softwarelösungen
- Schulungen für Verwaltungsleitungen, Führungskräfte und Mitarbeiter
- Begleitung der Einführung bis zum produktiven Betrieb
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