Organisation und Personal
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Personalauswahl und Assessment-Center öffentliche Verwaltung

  1. Ausgangslage und Problemstellung

Die öffentliche Hand hat Schwierigkeiten geeignetes Personal zu finden. Solche oder ähnliche Aussagen, kennt jeder von Ihnen.

Und die Gründe liegen auf der Hand: die Bezahlung und Aufstiegsmöglichkeiten im öffentlichen Dienst sind relativ starr und vielerorts ist der Ruf der öffentlichen Hand nicht besonders positiv.

Doch welche Vorzüge hat die öffentliche Hand im Vergleich zu privaten Unternehmen und nutzt er sie auch bei der Personalauswahl?

Unsere Erfahrung ist überwiegend nein. Dabei haben wir zwei wesentliche Probleme bei der Akquise und ein Problem beim Besetzungsprozess (Inhalt und Ablauf) aufgezeigt.

Problem 1: Das Stellenprofil

Vielerorts wird mit den immer ähnlichen Suchbegriffen in Bezug auf die Bezeichnung einer Stelle (Dezernent*in Zentrale Dienste, Sachbearbeiter*in Kasse, Gemeindearbeiter*in oder Bezügerechner*in) gesucht.

Wenn ich online nach Personal suche, haben diese Suchwörter im Zweifel eine sehr geringe Reichweite. Wenn ich branchenfremde Personen ansprechen möchte, was gerade in Querschnittsbereichen häufig gut möglich und insgesamt ohnehin (mehr und mehr) notwendig ist, kennt solche Fachworte im Zweifel niemand.

Neben den gerade dargestellten fachlichen Aspekten ist es notwendig, als Arbeitgeber seine eigenen Vorzüge kurz und knackig darzustellen. Für einen öffentlichen Arbeitgeber ist Arbeitsplatzsicherheit im Zweifel etwas völlig Selbstverständliches. Nicht jedoch für Berufsanfänger oder Branchenfremde. Studien belegen, dass Arbeitsplatzsicherheit das Kriterium Nummer 1 für die Wahl des Arbeitsplatzes ist. Hier kann der öffentliche Dienst punkten, wie niemand sonst.

Darüber hinaus sollten authentische Eigenschaften, die zu Ihnen passen, mit in das Stellenprofil. Beantworten Sie die Frage, was Sie als Arbeitgeber ausmacht.

Problem 2: Das Suchmedium

Zunächst einmal suchen die meisten Verwaltungen immer noch mit vielversprechender Erwartung in den örtlichen Printmedien / Tageszeitungen. Anzeigen sind sehr teuer, Reichweiten eher lokal.

Ein zweites Medium ist in der Regel die eigene Webseite. Es ist hierbei wichtig zu wissen, dass die Webseite einer kleinen oder mittleren Kommune kein gutes Google-Ranking hat und die dort aufgelisteten Stellen häufig durch Google gar nicht gefunden werden. Dies kann zum einen daran liegen, dass die Seiten Unterseiten auf der zweiten oder dritten Ebene der Webseitenstruktur sind, zum anderen sind die Suchworte in den Stellenanzeigen (siehe Problem 1) häufig nicht für Google-optimiert. Die Folge ist, dass jemand der offen im Internet nach einem möglicherweise sogar passenden Suchwort sucht, Ihre Stelle nicht findet.

Einige Verwaltungen hören hier auf und nutzen keine weiteren Suchmedien. Die Chancen für eine Besetzung der vakanten Stellen werden damit nicht ausgenutzt.

Problem 3: die richtige Besetzung

Nach der Suche selbst kommen dann die Hürden der rechtssicheren Personalauswahl und eines akzeptierten Auswahlprozesses mit den Zielgruppen im Haus (Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte, Fachabteilung etc.).

Dafür fehlt häufig die Zeit und auch das Wissen mit welchen Methoden geeignetes Personal ausgewählt werden kann.

Zukünftiger beruflicher Erfolg einer Person kann nicht im Vorstellungsgespräch mit zwei bis drei Fachfragen beurteilt werden. Nach einer ersten Vorauswahl führen jedoch die meisten kleinen und mittleren Arbeitgeber ihre Personalauswahl auf diese Weise durch.

Unsere Empfehlung: Geben Sie sich nicht damit zufrieden, einfach irgendwie eine Stelle zu besetzen, sondern schenken Sie dem Prozess der Suche nach der richtigen Kandidatin oder dem Kandidaten die notwendige Aufmerksamkeit. Dies gilt noch einmal mehr bei Führungspositionen. Diese Aufmerksamkeit zahlt sich in Sachen Wissensmanagement, verlässlicher Aufgabenwahrnehmung und letztlich positiver Verwaltungskultur dreimal wieder aus.

  • Die Lösung: Ein professionelles, extern begleitetes Personalauswahlverfahren

Der Auswahlprozess wird in die drei Phasen

•     Vorbereitungsphase (Anforderungsprofil erstellen und Ausschreibung erstellen),

•     Informations-/Beteiligungsphase (von der Ausschreibung bis zur Diagnose) und

•     Entscheidungsphase (fundierte Entscheidung des Auswahlgremiums)

unterteilt.

Als wichtigste rechtliche Grundlage ist innerhalb des gesamten Stellenbesetzungsverfahrens der Grundsatz der Bestenauslese zu beachten. Dieser ist im Grundgesetz in Art. 33 Abs. 2 GG verankert. Dieser kann nur dann gelingen, wenn ein Personalauswahlverfahren ein transparentes und nachvollziehbares Beurteilungsraster der Kandidatinnen und Kandidaten zugrunde legt.

Das Personalauswahlverfahren von OptiSo:

Wir können Sie mit folgenden Leistungen unterstützen:

Vorbereitungsphase:

Wir formulieren gemeinsam mit Ihnen ein Anforderungsprofil. Je nach Absprache erstellen wir unter Zugrundelegung Ihres ersten Entwurfs, eine diskussionsfähige hausinterne Vorlage oder machen für Sie den ersten Grundentwurf, nachdem Sie uns die Stelle vorab kompakt im Vorgespräch erläutert haben. Wir führen für Sie ebenso eine Analyse durch, welche Suchwörter bei Google am besten „ranken“ (ebenso können wir Ihre Karriereseite für Google optimieren).

Unsere Erfahrung in Sachen Rechtssicherheit und Messbarkeit des Anforderungsprofils für einen Auswahltag ergänzt Ihre Vorarbeit und Ihr kontextspezifisches Wissen für die zu besetzende Stelle.

Anschließend erstellen wir für Sie auf der Grundlage dieses Profils eine Stellenausschreibung für geeignete Portale im Internet. Je nachdem ob Sie eine Stelle besetzen, die auch fachfremd besetzt werden kann oder nicht, suchen wir mit Ihnen gemeinsam geeignete Ausschreibungsmedien aus (z.B. Interamt, StepStone, Indeed, Monster, meinestadt.de oder Fachmedien wie Zeitung für kommunale Wirtschaft, der Bauhofleiter oder spezielle IT-Seiten).

Informationsphase:

Wir/Sie veröffentlichen die bei Ihnen im Haus final abgestimmte und freigegebene Stellen-ausschreibung in verschiedenen vorher abgestimmten Medien. Eine bestmögliche Kombination von digitalen und analogen Medien sichert eine Bewerberstruktur, die Ihrer Zielgruppe entspricht.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist werten wir die eingegangenen Bewerbungen aus und schlagen Ihnen im Rahmen einer Vorauswahl die Bewerbenden vor, die zum Auswahltag eingeladen werden sollten. Hierzu erstellen wir eine Synopse und ein Ranking, um Ihnen vollständige Transparenz zu gewährleisten. Ebenso erstellen wir den Schriftverkehr und die Dokumentationen und übernehmen die Gewähr für das Management personenbezogener Daten.

Um die Auswahl abschließend durchführen zu können, organisieren wir einen Auswahltag in Form eines Assessment-Centers. Ein auf die Stelle passender Mix an Stationen (z.B. persönliche Präsentation mit Selbstmarketing, Fachaufgabe, diagnostisches Interview, Gruppenaufgabe, etc.) wird von uns individuell mit Ihnen abgestimmt und vorbereitet.

OptiSo übernimmt die Moderation des Tages und bewertet mit Ihrer hausinternen Bewertungskommission gemeinsam die eingeladenen Bewerbenden gemäß einem Fragebogen für die Beurteilung beruflicher Handlungskompetenzen. Vorab erfolgt eine Schulung Ihrer Bewertungskommission.

Gemeinsam durchlaufen wir den Tag und bewerten die Personen Station für Station. Das Ergebnis des Tages ist eine abschließende Entscheidung der Kommission inklusive der dazugehörigen Dokumentation der Bestenauslese nach Noten für die Einzelkompetenzen.

Kontakt für Fragen zu Ihrem Personalauswahlprozess:
Monique Schubert, Partnerin
E-Mail: m.schubert@optiso-consult.de | Mobil: +49173 8441993

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