Diese Woche waren Sebastian Siering und Dino Schubert „wieder“ im Landratsamt Freising – und das Thema könnte aktueller nicht sein: Prozessmanagement in der kommunalen Verwaltung. Gemeinsam haben die beiden von Montag bis Donnerstag in mehrtägigen Workshops daran gearbeitet, die IT-Prozesse strukturell weiterzuentwickeln und zukunftsfähig aufzustellen.
Von der IST-Aufnahme zum SOLL-Prozess
Ausgangspunkt für den dieswöchigen Workshop waren die Ergebnisse der Sondierungsgespräche vom April. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden des Landratsamts wurden damals zentrale Handlungsfelder identifiziert – von User-Support und Beschaffung über Demand-Management bis hin zu Personalmeldungen und dem IT-Betrieb. Diese Erkenntnisse bilden jetzt die Grundlage, um konkrete Soll-Prozesse zu entwickeln sowie passende Konzepte, Regelungen und Werkzeuge zu erarbeiten.
Methodik: Fünf Phasen pro Workshoptag
Die Workshoptage folgen einer klaren Struktur aus fünf Phasen: Zunächst eine Einführung mit einem Kurzimpuls zu Prozessgrundlagen (Was ist ein Prozess? Welche Rollen, Eingänge und Ergebnisse gibt es?). Dann folgt die IST-Aufnahme, bei der Ablauf, Rollen, Medien und Pflichtfelder erfasst werden. In Phase 3 werden Schwachstellen sichtbar gemacht – mit Karten, Clustern und fehlenden Schnittstellen sowie direkt im BPMN-Modell. Phase 4 bringt den SOLL-Prozess: neue Reihenfolgen, klare Rollen, saubere Übergängen. Abschließend entstehen in Phase 5 die Konzept-Bausteine, also Regelungen, Standards und technische Anpassungen.
Wichtig dabei: Pro Themenblock nehmen 1–2 Personen aus jeder Gruppe / jedem Team teil. Die Arbeit findet ohne Führungskräfte statt – um Diskussionsfreiheit auf Mitarbeiterebene sicherzustellen. Für die Entscheidungskompetenz haben wir die Führungskräfte natürlich zwischendrin dazugeholt.
Sechs Handlungsfelder – eine gemeinsame Sicht
Besonders wertvoll ist das integrierte Themenbild, das im Vorfeld erarbeitet wurde: Es verbindet die Perspektive der Mitarbeiter (aus dem Workshop vom 19. Mai) mit den Vorabthemen aus dem OptiSo-Vorschlag, der aus der Abstimmung mit dem Auftraggeber und den Interviews hervorging. So entstehen keine Überraschungen – sondern eine gemeinsame, ehrliche Ausgangslage.
Weitblick: Mehr als nur ein Workshop
Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist kein Selbstzweck. Es geht darum, dass Mitarbeitende ihren Job gut machen können – mit klaren Zuständigkeiten, funktionierenden Abläufen und einem IT-Support, der wirklich unterstützt. Der Workshop beim Landratsamt Freising ist ein gutes Beispiel dafür, wie strukturierte Beteiligung, methodisches Vorgehen und ein klares Konzept zusammenwirken können.
Wir werden auf dem Blog der OptiSo Unternehmensgruppe weiter über das Projekt berichten.
