Trotz der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung werden Personalakten gerade im öffentlichen Dienst bisweilen in Papierform geführt. Dabei ist es jedoch wichtig, die datenschutz- sowie arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Dieser Beitrag zeigt, welche Aspekte zu beachten sind und wie eine Personalakte richtig zu führen ist.
Im Allgemeinen gibt es lediglich für verbeamtete Personen die rechtliche Verpflichtung zum Führen einer Personalakte. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) ist für jede Beamtin und jeden Beamten eine Personalakte zu führen. Für Tarifbeschäftigte wird das Führen einer Personalakte in dem § 3 Absatz 6 TV-L oder § 3 Absatz 5 TVöD vorausgesetzt. Sie dient der datensicheren Aufbewahrung von Unterlagen, damit der Arbeitgeber diese den Sozialversicherungsträgern und der Finanzbehörde vorlegen bzw. den arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften nachkommen kann. In Ermangelung einer Rechtsgrundlage für Tarifbeschäftigte finden für diese die Regelungen aus dem Beamtenrecht analoge Anwendung.
Die Legaldefinition einer Personalakte findet sich ebenfalls in § 50 BeamtStG. Demnach besteht eine Personalakte aus allen Unterlagen, „die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis [Arbeitsverhältnis] in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten)“. Die Personalakte soll ein möglichst genaues, sorgfältiges und wahrheitsgemäßes Bild über das Dienstverhältnis [Arbeitsverhältnis] und dessen Entwicklung geben. Ein Mindestmaß an Personalaktendaten ergibt sich aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht oder dem Nachweisgesetz über die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses. Es ist in jedem Fall der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität zu beachten.
Wie sollte eine Personalakte aufgebaut sein?
Es empfiehlt sich eine Unterteilung in Grund- und Teilakten (vgl. § 86 Abs. 3 Nds. Beamtengesetz) z.B. für die Besoldung bzw. das Entgelt betreffende Dokumente. Darüber hinaus empfiehlt sich insbesondere für eine E-Personalakte auch eine thematische Untergliederung. Für papierbasierte Akten empfiehlt sich neben der Vorvertrags- und Vertragsdaten zu Beginn die chronologische Behördenheftung.
Grundakte (Beispiele)
Vorvertragsdaten
- Personalfragebogen
- Bewerbungsunterlagen und Qualifikationsnachweise (inklusiv Führungszeugnis und ggf. amtsärztliches Gutachten)
- Testergebnisse aus Bewerbungsverfahren
Vertragsdaten
- Ernennungsunterlagen bzw. Arbeitsverträge
- Einstellungsschreiben und Stellenbeschreibung
- Verschwiegenheitsverpflichtungen
- Änderungsverträge, Ernennungsurkunden (Entwürfe)
Entwicklungsdaten
- Seminarbesuche
- Weiterbildungsmaßnahmen
- Beurteilungen
- Zeugnisse
- Abmahnungen
Allgemeindaten
- Bescheinigungen
- Sonderurlaube
- Jubiläen
- Unfallanzeigen
- Schriftverkehr mit Dritten bezgl. der betroffenen Person
- Fehlzeiten (u.a. Elternzeit und Mutterschutz)
Teilakte Besoldung / Entgelt
Entgeltdaten
- Entgeltfragebogen
- Geburts- und Heiratsurkunden
- Pfändungen
- Beihilfedaten
- Krankenversicherungsdaten
- Unterlagen zur Lohnsteuer
| Praxistipp: Da die Personalaktendaten einem sehr hohen Schutz unterliegen, bedarf es keiner gesonderten Heftung von amtsärztlichen Gutachten bzw. Führungszeugnisse in Umschlägen. Wer Einsicht in die Personalakte haben darf, darf ebenfalls in diese Umschläge sehen. Vermeiden Sie Umschläge oder andere Formate sowie Tacker- und Büroklammern in der Personalakte. Dokumente wie Urlaubsanträge oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, welche nur einer kurzen Aufbewahrungsfrist unterliegen, sollten in einer gesonderten Teilakte gesammelt werden, um eine Löschung zu vereinfachen. |
Welche Daten gehören nicht in die Personalakte?
Grundsätzlich dürfen nur Personalaktendaten, welche die betroffene Person auch einsehen darf, aufgenommen werden. Die enthaltenen Daten sollen zwar lückenlos und genau sein, finden ihre Grenzen jedoch in den Persönlichkeitsrechten bzw. der Privatsphäre der Beschäftigten. So dürfen keine Gerichtsunterlagen, Prüfungsakten oder Stellenbewertungen sowie Dokumente, die lediglich den Namen der betroffenen Person enthalten aufgenommen werden.
Eine gut strukturierte Personalakte ist die Grundlage eines effizienten und datensicheren Personalmanagements.
