Allgemein

Fallstudie Durchführung einer Organisationsuntersuchung im Fachbereich Zentrale Dienste einer Kommune

Ausgangslage

Eine Kommune beabsichtigt in ihrem Fachbereich Zentrale Dienste (wesentliche bearbeitete Produkte: Kasse, Kämmerei, Personal, Organisation, EDV) eine Organisationsuntersuchung und Personalbemessung durchführen zu lassen.

Ziele sind die Beurteilung des künftig notwendigen Personalbedarfs sowie Vorschläge zur Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation, inkl. dazu notwendiger Lösungen der Informations- und Kommunikationstechnik (inkl. OZG-Umsetzung).

Ablauf und Methoden

Das Projekt startete in einem Vorgespräch mit dem Bürgermeister und dem Fachbereichsleiter des zu untersuchenden Fachbereichs. Hier wurden die Ziele besprochen, die Methoden und der Ablauf sowie der Zeitplan festgelegt.

In einem nächsten Schritt haben wir die Mitarbeiter*innen des zu untersuchenden Fachbereichs in einer ca. zweistündigen Auftaktveranstaltung über Ziele, Ablauf und Methoden der Untersuchung informiert.

Danach haben wir mit allen Mitarbeiter*innen Orientierungsgespräche geführt, um einen Einblick in den Arbeitsalltag zu erlangen. Parallel dazu führten wir eine Personalbemessung durch. Wir haben Stellenpläne vergleichbarer Verwaltungen in Bezug auf den Personaleinsatz untersucht, Vergleichskennzahlen von der KGSt, den Rechnungshöfen oder anderen Studien recherchiert und eine individuelle Stellenbemessung je Stelle in der Verwaltung (Rechenverfahren=analytische Stellenbemessung) durchgeführt.

Ebenso haben wir zwei Schnittstellenworkshops mit den betroffenen Mitarbeiter*innen des Personalbereichs und einer repräsentativen Auswahl anderer Fachbereiche durchgeführt, um den Ablauf in zwei Schlüsselprozessen (Anmeldung von Personalbedarf und Wiederbesetzung von Stellen) mit Verbesserungsmaßnahmen zu hinterlegen.

Projektabschluss

Das Projekt endet mit einem schriftlichen Gutachten sowie darin enthaltenen umsetzungsfähigen Erkenntnissen und Empfehlungen für die Kommune. Darin enthalten sind beispielsweise Substanz für den Personalbedarf, Prozessverbesserungsvorschläge, eine Veränderung der Verantwortungsstruktur der Führungskräfte und Sachgebiete, Technische Optimierungsvorschläge für Standardleistungen in den Bereichen Personal und IT als innere Dienstleister.

Unser Team stellt das Projekt und die Empfehlungen zum Projektende ebenfalls in den internen Gremien (inkl. Politik) vor und unterstützt nach Bedarf bei der Umsetzung.

Ansprechpartner für Ihr Projekt:

Prof. Dr. Dino André Schubert, E-Mail: d.schubert@optiso-consult.de, Mobil: 01590 1900125

Zur Rubrik Organisationsuntersuchung:

https://www.optiso-consult.de/unsere-leistungen/organisations-personalmanagement/organisationsuntersuchung-veraenderung/

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