Vielen Beschäftigten graut regelmäßig davor, nach dem Urlaub an den Arbeitsplatz zurückzukehren, weil das E-Mail-Postfach vor ungelesenen Mails praktisch „überläuft“.
Aber dürfen diese einfach so ungeöffnet gelöscht werden?
„E-Mails sind betriebliche Kommunikation, die darf nicht einfach so gelöscht werden“, sagt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln.
Löschen ankündigen: Möglich, aber nur mit Zustimmung
Diese Regelung ergibt durchaus Sinn – immerhin können sich unter den vielen Mails auch wichtige Informationen für Mitarbeiter befinden. Doch wer sich nicht an die Vorgaben hält, verstößt gegen arbeitsvertragliche Pflichten. Laut Oberthür müsse man im schlimmsten Fall mit arbeitsrechtlichen Sanktionen – etwa mit einer Abmahnung oder gar einer Kündigung – rechnen.
Viele nutzen Abwesenheitsnotizen, um den Absender darauf aufmerksam zu machen, dass man sich aktuell im Urlaub befindet. Darf in diesen darauf hingewiesen werden, dass die während der Abwesenheit des Beschäftigten eingegangenen Mails bei Rückkehr ungesehen gelöscht werden? Grundsätzlich sei eine solche Ankündigung möglich, so Oberthür, allerdings „nur mit Zustimmung des Arbeitgebers“. Andernfalls muss man ebenfalls mit arbeitsrechtlichen Folgen rechnen.
Wann der Vorgesetzte Zugriff hat
Grundsätzlich ist es dem Arbeitgeber dann erlaubt, auf E-Mails mit dienstlichem Bezug während der Abwesenheit seines Mitarbeiters zuzugreifen und diese zu bearbeiten, wenn er grundsätzlich private E-Mails im Büro verboten hat.
Wenn der Vorgesetzte jedoch private E-Mails in der Organisation erlaubt hat – also sowohl private als auch berufliche E-Mails in ein und demselben Postfach landen –, dürfen Arbeitgeber und Kollegen nicht ohne Weiteres auf das Postfach des abwesenden Beschäftigten zugreifen. Bei Verstößen gegen das Persönlichkeitsrecht oder gegen Datenschutzregelungen drohen dem Arbeitgeber Bußgelder. Laut Nathalie Oberthür seien sogar Schadensersatzforderungen des Arbeitnehmers „bei Verstößen unter Umständen möglich“.